Trier les sous-totaux Excel - Conseils Excel

Merci à Derek Fraley de Springfield MO pour cette astuce.

Cette astuce est de mon ami Derek Fraley à Springfield, Missouri. Je faisais un séminaire à Springfield et je montrais mes astuces de sous-total préférées.

Pour ceux d'entre vous qui n'ont jamais utilisé de sous-totaux, voici comment les configurer.

Commencez par vous assurer que vos données sont triées. Les données ci-dessous sont triées par clients dans la colonne C.

Exemple de jeu de données

Dans l'onglet Données, choisissez Sous-totaux. La boîte de dialogue Sous-total souhaite toujours obtenir le sous-total par la colonne la plus à gauche. Ouvrez le menu déroulant À chaque modification et choisissez Client. Assurez-vous que la zone Utiliser la fonction est définie sur Somme. Choisissez tous les champs numériques.

Options de sous-total

Lorsque vous cliquez sur OK, Excel insère un sous-total sous chaque groupe de clients. Mais, plus important encore, il ajoute des boutons Groupe et Plan à gauche de la colonne A.

Boutons de groupe de sous-total et de plan

Lorsque vous cliquez sur le bouton # 2 Group and Outline, les lignes de détail sont masquées et il ne vous reste que les lignes de sous-total et le total général. Ceci est un beau résumé d'un ensemble de données détaillé. Bien sûr, à ce stade, les clients apparaissent dans l'ordre alphabétique. Derek de Springfield m'a montré que lorsque les données sont réduites dans la vue n ° 2, vous pouvez trier par n'importe quelle colonne. Dans la figure ci-dessous, une cellule de colonne Chiffre d'affaires est sélectionnée et vous êtes sur le point de cliquer sur le bouton de tri ZA.

Cliquez sur # 2 Group and Outline Button

Le principal client, Wag More Dog Store, arrive en haut de l'ensemble de données. Mais il ne s'agit pas de la ligne 2. Derrière les lignes cachées, Excel a en fait trié une partie des enregistrements. Toutes les lignes de détails Wag More ont été déplacées avec la ligne de sous-total.

Trier ZA

Si vous revenez à la vue n ° 3, vous verrez les enregistrements détaillés qui sont arrivés. Excel n'a pas trié les enregistrements de détail mais les a mis dans leur séquence d'origine.

Détails des enregistrements avec la vue n ° 3

Pour moi, c'est stupéfiant sur deux fronts. Tout d'abord, je suis étonné qu'Excel gère cela correctement. Deuxièmement, il est étonnant que quiconque essaie jamais cela. Qui aurait pensé qu'Excel gérerait cela correctement? Clairement, Derek de Springfield.