Remarque
Katie Sullivan est chef de projet au sein de l'équipe Microsoft Word. Pour ce conseil, je cède le podium à Katie.
Alors que les fans d'Excel disent parfois que Word et PowerPoint sont des applications gratuites fournies avec Excel, il arrive que Microsoft Word offre une fonctionnalité qu'Excel n'offre pas. Dans ces cas, il est logique de copier vos données depuis Excel, de les coller dans Word, d'exécuter la commande, puis de les recopier dans Excel. Voici quelques exemples de techniques mieux gérées dans Word que dans Excel.
Technique 1: Convertir en supérieur, inférieur, correct
Si vous devez convertir des majuscules en minuscules ou une casse appropriée, Word dispose d'un raccourci clavier. Copiez les données dans Word et basculez la casse à l'aide de Maj + F3.
Technique 2: ajouter des balles
Si vous souhaitez ajouter des puces aux cellules Excel, c'est beaucoup plus facile dans Word que dans Excel. Copiez les cellules dans Word et appliquez un style de puce. Copiez à partir de Word et collez-le dans Excel. Vous devrez peut-être utiliser l'icône Réduire le retrait à plusieurs reprises.
Pointe
Si vous avez une plage de cellules contenant du texte, sélectionnez la plage et appuyez sur Ctrl + 1 pour ouvrir la boîte de dialogue Format de cellule. Ensuite, sous l'onglet Nombre, choisissez Personnalisé dans la liste de gauche. Cliquez dans la zone Type et effacez tout ce qui s'y trouve. Maintenez la touche alt = "" enfoncée tout en appuyant sur le 7 du pavé numérique. Une balle devrait apparaître. Tapez un espace, puis un @.
Technique 3: Visualiser et colorier les formules
Si vous avez une formule extrêmement longue, disons une avec 10 instructions IF imbriquées, vous pouvez la coller dans Word et utiliser des couleurs et Maj + Entrée pour espacer la formule afin de lui donner un sens. (Une réfutation de l'équipe Excel: vous pouvez développer la barre de formule et utiliser Alt + Entrée pour diviser une formule en plusieurs lignes. Ou, vous pouvez utiliser l'excellent complément RefTreeAnalyser de Jan Karel Pieterse.
Technique 4: SmartArt plus rapide
Word propose l'option Convertir le texte en SmartArt. Bien qu'Excel propose également SmartArt, ce n'est pas très pratique car vous devez copier les entrées une par une dans le volet SmartArt.
Technique 5: Extraire des données d'un PDF
Supposons que quelqu'un possède un classeur Excel et enregistre ce classeur au format PDF. Ils vous l'envoient. C'est ennuyeux et ils ne veulent clairement pas que vous réutilisiez les données. Si vous ouvrez le PDF dans Acrobat Reader, copiez les données et collez dans Excel, il se déroulera en une seule colonne. Mais voici le secret: collez d'abord ces données dans Word. Les lignes et les colonnes se collent correctement. Vous pouvez ensuite copier à partir de Word et coller à nouveau dans Excel. (Si vous êtes bloqué dans une version antérieure à 2013 d'Office, je recommande Able2Extract.)
Les données d'origine sont affichées à gauche ci-dessous et vous pouvez voir à droite et à quoi elles ressemblent lorsque vous collez directement du PDF vers Excel. Vous pouvez voir que les données «se déroulent», avec B1: C1 allant à A2: A3 et ainsi de suite.
Collez ces mêmes données dans Word.
Copiez à partir de Word et collez-le dans Excel.
Les données restent dans l'ordre d'origine. Vous pouvez annuler l'application Word Wrap et ajuster les largeurs de colonne pour revenir aux données d'origine.
Technique 6: Modifier la mise en forme des mots dans Excel
Si vous avez des phrases de texte dans Excel, il est possible de sélectionner un mot en mode Edition et de changer la couleur de ce mot. Mais changer globalement la couleur de toutes les occurrences du mot dans Excel est fastidieux. Au lieu de cela, collez les données dans Word et appuyez sur Ctrl + H. Changer de chien en chien. Cliquez sur Plus >>, puis choisissez Format, Police. Choisissez le rouge. Cliquez sur Remplacer tout.
Copiez à partir de Word et collez-le dans Excel. La figure ci-dessous montre ce que vous obtenez.
Technique 7: Remplacer tout en conservant le formatage des caractères
Word gère également un problème similaire: remplacer du texte mais laisser la mise en forme du texte telle quelle. Voici une enquête sur le meilleur animal de compagnie. Quelqu'un a mis en évidence certains mots du texte.
Utilisez Ctrl + H pour effectuer une recherche et un remplacement, comme illustré à gauche. Lorsque vous utilisez Remplacer tout, si une phrase a été modifiée, vos formats dans la cellule seront perdus. Dans la figure ci-dessous, le barré reste dans la première ligne car cette ligne ne contenait pas d'occurrence du mot chiot et n'a donc pas été modifiée.
Pour conserver la mise en forme dans le texte d'origine, copiez dans Word. Faites le remplacement dans Word. Copiez à partir de Word et collez-le dans Excel.
Merci à Katie Sullivan (chef de projet de l'équipe Word!) Pour cette astuce. Katie préfère clairement les chiens aux chats. Merci à Glenna Shaw et Oz du Soleil pour avoir contribué à cette astuce.
