J'ai appris à faire des copies de feuilles rapidement dans le podcast 1981.
Vous avez entendu parler de la règle des 15 minutes du directeur, n'est-ce pas? Chaque fois que votre manager vous demande quelque chose, il ou elle revient 15 minutes plus tard et vous demande une tournure étrange qu'il n'a pas spécifiée la première fois. Maintenant que vous pouvez créer des copies de feuille de calcul très rapidement, il y a plus de chances que vous deviez apporter des modifications aux 12 feuilles au lieu d'une seule feuille, lorsque votre responsable reviendra.
Je vais vous montrer un outil incroyablement puissant mais incroyablement dangereux appelé le mode Groupe.
À ce stade, vous avez 12 feuilles de calcul qui sont pour la plupart identiques. Vous devez ajouter des totaux aux 12 feuilles de calcul. Pour entrer en mode Groupe, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet Janvier et choisissez Sélectionner toutes les feuilles.
Le nom du classeur dans la barre de titre indique maintenant que vous êtes en mode Groupe.
Tout ce que vous faites sur la feuille de calcul de janvier sera désormais appliqué à toutes les feuilles du classeur.
Pourquoi est-ce dangereux? Parce que si vous êtes distrait et que vous oubliez que vous êtes en mode groupe, vous pourriez commencer à saisir les données de janvier et à écraser les données sur les 11 autres feuilles de calcul!
Lorsque vous avez terminé d'ajouter les totaux, n'oubliez pas de cliquer avec le bouton droit sur un onglet de feuille et de choisir Dissocier les feuilles.
Regarder la vidéo
- J'ai appris à faire des copies de feuilles rapidement dans le podcast 1981
- La règle des 15 minutes du responsable indique que votre responsable changera d'avis 15 minutes après une demande
- Sélectionnez la feuille de janvier. Shift-cliquez sur la feuille Dec pour commencer le mode groupe
- Toute modification apportée à janvier concerne toutes les feuilles du groupe
- Facile à oublier que vous êtes en mode groupe
- Chaque fois que je suis en mode groupe, le téléphone sonne
- Trois façons de quitter le mode groupe
- Sélectionnez une feuille ne faisant pas partie du groupe.
- Si toutes les feuilles sont groupées, sélectionnez une feuille autre que la feuille active
- Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille et choisissez dissocier les feuilles
Transcription vidéo
Le podcast est sponsorisé par le livre: "MrExcel XL"!
Apprenez Excel à partir d'un podcast, épisode 1983 - Changez toutes les feuilles avec le mode groupe!
Dans l'épisode 1981, je vous ai montré comment créer très rapidement des feuilles, n'oubliez pas de glisser CTRL et ainsi, pendant que nous construisons un rapport ici pour janvier, nous sommes en mesure de faire des copies incroyablement rapidement. Mais malheureusement, maintenant, nous violons une règle commerciale dont vous avez peut-être entendu parler, appelée «règle des 15 minutes du gestionnaire». Eh bien en fait, vous ne l'avez peut-être pas appris en école de commerce, parce que je pense que je l'ai inventé, et ça se passe comme ça: ça dit si votre manager entre et vous a demandé de faire quelque chose pour une tâche, c'est généralement environ 15 quelques minutes plus tard, le manager revient et dit: "Tu sais, hé, j'ai changé d'avis, j'avais besoin de faire quelque chose de différent." Mais vous savez, maintenant, le problème est que nous pouvons faire des feuilles si rapidement, qu'au lieu d'avoir à faire un seul changement, nous devrions faire dans ce cas 12 changements,De janvier à décembre. Je vais vous montrer une astuce qui est incroyablement puissante, mais incroyablement, incroyablement dangereuse.
Je commence donc ici sur la feuille de janvier, et je vais déplacer le clic sur décembre. D'accord, et ce que cela a fait, vous pouvez le voir ici, maintenant nous disons que nous sommes en mode Groupe, donc. Même si nous examinons le mois de janvier, tous les changements que nous apportons concernent toutes les feuilles du groupe. Alors peut-être que le responsable dit "Écoutez, j'ai besoin que les totaux soient mis en évidence en gras." Je fais donc CTRL + B là, CTRL + B, et, nous devons éditer ce rapport de janvier, je veux l'appeler "Rapport de ventes pour janvier". Je vais donc en mode Edition, et ici je dis: "Rapport de ventes", en fait, crions en majuscules, "POUR" &, et puis je n'ai pas besoin du "Rapport" à la fin, juste en HAUT. Ça à l'air bon. Et mettons cela dans une autre couleur. Peut-être un beau bleu profond. Bien. Donc, là, nous avons fait le changement pour janvier,mais il a en fait fait le même changement dans toutes les feuilles du groupe.
Très bien maintenant, la raison pour laquelle c'est si dangereux, c'est qu'à chaque fois que je passe en mode groupe, mon téléphone sonne, et ce n'est pas un appel court, quelqu'un avec quelque chose de compliqué, ou peut-être même mon manager, vous savez, qui donne moi, 15 minutes de choses à faire. Et, je reviens de cet appel, et je suis assis ici, et je me rends compte que je regarde le rapport de ventes pour janvier, et j'ai commencé à changer les chiffres en janvier. Et le problème avec cela, c'est que même si je pense que je travaille sur le rapport de janvier, je fous en fait tous les chiffres sur tous les autres rapports du groupe! Je veux dire, avouons-le, c'est vraiment subtil, vraiment subtil, les onglets de feuille ici ne sont pas si différents en couleur, et vraiment petits là-haut, vraiment hors de votre vue, que vous êtes en mode groupe, donc. Mon vrai conseil dans la vraie vie ici,est une astuce qui n'a vraiment rien à faire avec Excel, c'est juste que j'ai été brûlé par ça tant de fois, à chaque fois que je passe en mode groupe, j'ai un post-it sur mon mur. Je colle ce post-it sur le moniteur, il dit "Bill… Vous êtes en mode groupe!" D'accord, juste parce qu'une fois que vous avez été brûlé par cela, c'est une chose douloureuse et douloureuse.
Maintenant, la question, comment sortir du mode Groupe, d'accord? Il existe plusieurs façons différentes, si toutes les feuilles ne sont pas sélectionnées, vous pouvez simplement cliquer sur n'importe quelle autre feuille du classeur, et cela vous fera sortir du mode Groupe. Mais si toutes les feuilles sont sélectionnées, donc je vais sélectionner toutes les feuilles, il vous suffit de choisir quelque chose qui n'est pas la feuille active, donc si je clique sur février, cela nous ferait sortir. Cependant, cela ne fonctionne pas dans le cas où nous ne sommes pas dans toutes les feuilles. Donc, comme à droite, de janvier à décembre, si je clique sur février, cela en fait la feuille active. Vous devez cliquer à l'extérieur. Ainsi, la manière qui fonctionne de manière fiable tout le temps est de cliquer avec le bouton droit sur n'importe quel onglet de feuille et de choisir «Dissocier les feuilles». Je réalise que c'est hors de votre vue là-bas. Mais ça marche tout le temps.
Juste un conseil bonus ici, si vous ne deviez pas sélectionner toutes les feuilles, vous pouvez choisir janvier, puis CTRL-cliquez sur mars et mai et juillet et septembre, et mettez-les en mode groupe, comme ça.
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D'accord, récapitulatif de l'épisode: vous avez appris à faire des copies d'une feuille rapidement, de retour dans le podcast 1981, la règle des 15 minutes du manager, ma création dit: chaque fois qu'un manager demande quelque chose, il change d'avis 15 minutes plus tard, mais maintenant nous doivent apporter des modifications à 12 exemplaires au lieu d'un seul. Donc, vous sélectionnez la feuille de janvier, Shift-cliquez sur décembre pour commencer le mode Groupe, change toutes les feuilles du groupe. Mais il est facile de se laisser distraire et d'oublier que vous êtes en mode Groupe. Le téléphone sonne, soyez appelé à une réunion du personnel, vous revenez et vous voyez que vous êtes en janvier, recommencez à écrire des choses. Il existe trois façons différentes de quitter le mode groupe: Si toutes les feuilles ne sont pas sélectionnées, sélectionnez la feuille qui ne fait pas partie du groupe. Si toutes les feuilles sont regroupées, sélectionnez la feuille qui n'est pas la feuille active. Ou de manière fiable,quel que soit le nombre de feuilles sélectionnées, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'onglet de la feuille et choisissez Dissocier les feuilles.
Hé, beaucoup d'idées dans le livre étaient issues du crowdsourcing, alors Olga K a envoyé en mode Groupe, c'est une de ses idées, donc merci à elle. Et je tiens à vous remercier d'être passé, nous vous verrons la prochaine fois pour une autre diffusion sur le net!
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