Dans l'épisode d'aujourd'hui, j'ai comparé comment trouver ou supprimer les doublons. Excel 2007 offre de nouvelles méthodes intéressantes pour ce faire. Les 3 premiers conseils fonctionnent dans n'importe quelle version d'Excel. Les 2 dernières méthodes fonctionnent uniquement dans Excel 2007.
Méthode 1:
Utilisez l'option unique dans le filtre avancé
- À droite de vos données, copiez l'en-tête de la colonne dans laquelle vous souhaitez trouver des valeurs uniques.
- Sélectionnez une cellule dans votre ensemble de données.
- Dans Excel 97-2003, choisissez Données - Filtre - Filtre avancé. Dans Excel 2007, choisissez l'icône Avancé dans le groupe Trier et filtrer du ruban de données.
- Choisissez Copier vers un autre emplacement
- Dans la zone Copier vers, spécifiez la copie de votre en-tête. Sur la figure, il s'agit de la cellule D1
- Cochez la case pour les enregistrements uniques uniquement
- Cliquez sur OK
Excel vous fournira une liste unique de clients dans la colonne D.
Méthode 2:
Utilisez une formule pour déterminer si cet enregistrement est unique
La fonction COUNTIF peut compter le nombre d'enregistrements au-dessus de l'enregistrement actuel qui correspondent à l'enregistrement actuel. L'astuce pour faire ce travail est d'utiliser un seul signe dollar dans la référence. Si vous entrez une formule dans C2 et que vous référencez A $ 1: A1, cela signifie: "Commencez à partir de la référence absolue de A1 et descendez à l'enregistrement au-dessus de l'enregistrement actuel". Lorsque vous copiez cette formule vers le bas, le premier A $ 1 restera le même. Le deuxième A1 changera. En rang 17, la formule en C2 va lire: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Une fois que vous avez entré la formule dans C2 et que vous l'avez copiée dans toutes les lignes, vous devez copier C2: C15, puis utiliser Edition - Coller les valeurs spéciales pour convertir les formules en valeurs. Vous pouvez maintenant trier par ordre décroissant de la colonne C et les valeurs uniques seront en haut de la liste.
Méthode 3:
Utilisez un tableau croisé dynamique pour obtenir des clients uniques
Un tableau croisé dynamique est idéal pour trouver des valeurs uniques. C'est le moyen le plus rapide dans Excel 2000-2003.
- Sélectionnez une cellule dans votre ensemble de données.
- Choisissez Données - Tableau croisé dynamique et Rapport de graphique croisé dynamique.
- Cliquez sur Terminer.
- Dans la liste des champs du tableau croisé dynamique, cliquez sur le champ client. Cliquez sur le bouton Ajouter à.
Excel vous montrera une liste unique de clients.
Méthode 4:
Nouveau dans Excel 2007 - Utilisez la mise en forme conditionnelle pour marquer les doublons
Excel 2007 propose de nouvelles méthodes pour rechercher des doublons. Sélectionnez la gamme de clients. Dans le ruban Accueil, choisissez Mise en forme conditionnelle - Mettez en surbrillance les règles de cellule - Dupliquer les valeurs et cliquez sur OK.
Si un nom est trouvé deux fois, Excel mettra en évidence les deux occurrences du nom. Vous voudrez alors trier toutes les cellules en surbrillance vers le haut.
- Cliquez sur n'importe quel champ dans la colonne client. Cliquez sur le bouton AZ dans le ruban Données.
- Trouvez une cellule surlignée en rouge. Faites un clic droit sur la cellule. Choisissez Trier - Mettre la couleur de cellule sélectionnée en haut.
Méthode 5:
Nouveau dans Excel 2007 - Utilisez l'icône Supprimer les doublons
Attention!
Cette méthode est extrêmement destructrice! Faites une copie de votre ensemble de données avant de faire cela!
- Copiez votre plage de données dans une section vide de la feuille de calcul
- Sélectionnez une cellule dans votre ensemble de données.
- Dans le ruban Données, choisissez Supprimer les doublons.
- La boîte de dialogue Supprimer les doublons vous donnera une liste de colonnes. Choisissez les colonnes à prendre en compte. Par exemple, si vous deviez supprimer des enregistrements dans lesquels le client et la facture étaient identiques, cochez la case des deux champs.
Dans ce cas, vous essayez d'obtenir une liste unique de clients, choisissez donc uniquement le champ Client.
- Cliquez sur OK.
Excel supprimera les enregistrements de votre ensemble de données. Il signalera que n doublons ont été supprimés et nn enregistrements restent.
Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses méthodes pour traiter les doublons. Excel 2007 ajoute deux nouveaux outils à votre arsenal.
D'après mon expérience, les auditeurs essaient fréquemment de localiser les doublons pour détecter si un rapport a été surestimé. Lorsque j'ai écrit Excel pour les auditeurs , je couvre à la fois Excel 2003 et Excel 2007.
