Gwynne a 15 000 lignes de données dans trois colonnes. Elle aimerait que les données soient imprimées avec 6 colonnes par page. Par exemple, les 50 premiers noms dans A2: C51, puis les 50 noms suivants dans E2: G51. Puis déplacez les 50 troisièmes lignes vers A52: C101 et ainsi de suite.
Plutôt que de résoudre ce problème avec des formules, je vais utiliser un peu d'Excel VBA pour réorganiser les données.
La macro VBA laissera les données dans A: C. Une colonne vide apparaîtra dans D. Les nouvelles données apparaîtront dans D: F, colonne vide dans G, nouvelles données dans H: J.
Remarque
Il y a près de 10 ans, j'ai répondu à une question sur la façon de serpenter 1 colonne en 6 colonnes. Dans le cas, les données ont été disposées horizontalement, avec Apple en C1, Banana en D1, Cherry en E1,… Fig en H1, puis Guava commençant en C2 et ainsi de suite. À l'époque, j'ai répondu à la question en utilisant des formules. Vous pouvez regarder cette vieille vidéo: ici.
La première étape consiste à déterminer combien de lignes tiennent sur votre page imprimée. Ne passez pas cette étape. Avant de commencer avec la macro, vous devez effectuer toutes ces choses:
- Définir les marges dans l'onglet Mise en page du ruban
- Si vous souhaitez que vos en-têtes de la ligne 1 se répètent sur chaque page, utilisez Mise en page, Lignes à répéter en haut et spécifiez 1: 1
- Spécifiez les en-têtes et pieds de page qui apparaîtront sur chaque page.
- Copiez les en-têtes de A1: C1 vers E1: G1.
- Copiez les en-têtes de A1: C1 vers I1: K1.
- Spécifiez E: K comme plage d'impression
- Remplissez les nombres de 1 à 100 dans E2: E101 avec
=ROW()-1
Une fois que tous les paramètres de votre page sont corrects, utilisez Ctrl + P pour afficher le document Aperçu avant impression. Si nécessaire, cliquez sur la vignette Afficher l'aperçu avant impression au milieu de l'écran. Dans l'aperçu avant impression, trouvez le numéro de la dernière ligne à la page 1. Dans mon cas, c'est 46. Ce sera un nombre important à l'avenir.
Pour créer la macro, procédez comme suit:
- Enregistrez votre classeur sous un nouveau nom en cas de problème. Par exemple: MyWorkbookTestCopy.xlsx
- Appuyez sur alt = "" + F11 pour ouvrir l'éditeur VBA
- Dans le menu VBA, choisissez Insertion, Module
-
Copiez le code suivant et collez-le dans la fenêtre de code
Sub WrapThem() ' the following line says XLUP not x1up ! FinalRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row ' Change 46 to match your Rows Per Page RowsPerPage = 46 NextRow = 2 NextCol = 5 For i = 2 To FinalRow Step RowsPerPage Cells(NextRow, NextCol).Resize(RowsPerPage, 3).Value = _ Cells(i, 1).Resize(RowsPerPage, 3).Value If NextCol = 5 Then NextCol = 9 Else NextCol = 5 NextRow = NextRow + RowsPerPage End If Next i End Sub - Trouvez la ligne qui dit
RowsPerPage = 46et remplacez le 46 par le nombre de lignes que vous avez trouvé dans votre aperçu avant impression.
Voici quelques autres choses que vous devrez peut-être changer en fonction de vos données:
La FinalRow =ligne recherche la dernière entrée de la colonne 1. Si vos données ont commencé dans la colonne C au lieu de la colonne A, vous changeriez ceci:
FinalRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Rowpour ça
FinalRow = Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp).RowDans cet exemple, le premier emplacement pour les nouvelles données sera la cellule E2. Il s'agit de la ligne 2, colonne 5. Si vous avez cinq lignes de titres et que vos nouvelles données vont commencer dans G6, vous passerez NextRow = 2à NextRow = 6. Remplacez NextCol = 5par NextCol = 7(car la colonne G est la 7e colonne).
Dans cet exemple, les données commencent dans A2 (juste après les en-têtes de la ligne 1). Si vous avez 3 lignes de titres, vos données commenceraient en A4. Changez cette ligne:
For i = 2 To FinalRow Step RowsPerPageà cette ligne:
For i = 4 To FinalRow Step RowsPerPageMes colonnes de sortie apparaissent dans la colonne E (5e colonne) et la colonne I (9e colonne). Disons que vous avez quatre colonnes de données. Les données originales sont en B: E. Mettez le premier ensemble de colonnes dans G: J et L: O. G est la 7e colonne. L est la 12e colonne. Dans le texte suivant, remplacez 3 par 4 à deux endroits car vous avez 4 colonnes au lieu de 3. Remplacez 5 par 7 à deux endroits car la première colonne de sortie est G au lieu de E. Remplacez 9 par 12 car la deuxième colonne de sortie est L au lieu de moi.
Change ça:
Cells(NextRow, NextCol).Resize(RowsPerPage, 3).Value = _ Cells(i, 1).Resize(RowsPerPage, 3).Value If NextCol = 5 Then NextCol = 9 Else NextCol = 5 NextRow = NextRow + RowsPerPage End Ifpour ça:
Cells(NextRow, NextCol).Resize(RowsPerPage, 4).Value = _ Cells(i, 1).Resize(RowsPerPage, 4).Value If NextCol = 7 Then NextCol = 12 Else NextCol = 7 NextRow = NextRow + RowsPerPage End IfVous êtes maintenant prêt à exécuter la macro. Enregistrez le classeur une dernière fois.
Dans la fenêtre VBA, cliquez n'importe où dans la macro. Dans la figure ci-dessous, le curseur est juste après Sub WrapThem(). Cliquez sur la touche F5 ou sur l'icône Exécuter comme indiqué ci-dessous.
Revenez à Excel. Vous devriez voir des résultats comme celui-ci:
Assurez-vous que le nom de famille de la page 1 colonne E est correctement suivi du prénom de la page 1 colonne I.
Regarder la vidéo
Ces étapes sont expliquées dans cette vidéo:
Transcription vidéo
Apprenez Excel pour Podcast, Épisode 2194: Colonnes d'habillage.
Hé, bienvenue à nouveau sur le netcast, je suis Bill Jelen. La question d'aujourd'hui, envoyée par Gwen. Gwen regarde la vidéo 984, qui s'appelait Sneaking Columns. Cela remonte à des années, et j'ai en fait utilisé une formule pour résoudre ce problème à l'époque, mais ce problème des jumeaux est plus compliqué.
So she has a three column worksheet with around 15,000 rows. and needs to make each page six columns. So, on the first page, these 60 cells; and then next to it, the next 60 cells. Now, Gwen has figured out that she can fit about 60 rows. But for anyone else watching this, the most important part here is to figure out how many rows because you'll really screw things up if you make any of these changes after the fact.
Alright, so for me, what I'm going to do is I'm going to come here to page layout, I'm gonna declare that these seven columns are going to be my print area-- Print Area, Set Print Area. I'm going to go into Print Titles and say that “Rows to repeat at top” is 1:1. I'm going to go… Actually, I'd like to use Margins here-- Margins, Narrow, and then back in the Page Setup, Header/Footer, and choose whatever my, you know, Custom Footer should be-- Confidential. Do all of the those settings, anything you're ever going to change first. Alright? Because that's going to change the number of rows per page.
Now, I'm going to type in the number 1 here, this is just going to be some temporary data. I'm going to hold down the Ctrl key and grab the Fill handle, and go down until I'm sure I'm past the first page like that. And then, we'll just do a Print Preview-- Ctrl+P, Show Print Preview-- and you'll notice that I have 46 rows that fit on the first page. And let's just check, go to the second page-- so 46 plus 46 is 92, so we're getting 46 rows per page, 46 rows per page. That number is incredibly important-- 46. In fact, I'm going to write it down over here just so I don't forget-- 46 rows per page.
Alright, now, I'm going to solve this today with a Macro; back in video 984, I used some complex formulas to do it, but today a macro feels better. If you've never used macros before don't be intimidated. Here's how we start: We press Alt+F11-- Alt+F11-- that brings open this screen and actually, the very first time that you open Alt+F11, it's going to be just a big gray screen-- probably a lot like this-- like that. So you want to say, View, Project Explorer, Find your workbook here, and say Insert Module-- I've already done that-- and what we'll get-- and what we get-- is a white screen. And over here in this white screen, you're going to type this code, alright? The word "Sub" which means that this is a subroutine, and then any naming you want-- I call it WrapThem, no spaces there, so just jam everything together-- open and closing parenthesis. Then we're we're going to create a variable: FinalRow = Cells(Rows.Count, 1).End, and these four letters here are XL, not X1-- everybody screws this up, XL. And you can type it in all caps if you want but they're going to change it back to that format where the L looks like a 1-- don't put a 1 there. Rows.Per.Page-- and this is where you put whatever number you figured out. Now, for me it's 46; for Gwen, it sounds like it's 60. And then, the next row where we want the first data to go is Row 2, and then the next column-- 1, 2, 3, 4, 5-- is Column 5.
Alright, so I set this up. And then, the rest of this is going to be very, very generic. it's going to work with, you know, any size data set: For I (it's a variable) = 2 To FinalRow (that's how many rows we had) Step (that means every time through the loop we're going to increase by) RowsPerPage (which in this case is 46, for Gwen's case it's going be 60). We're going to say: Cells(NextRow, NextCol) -- so, next row's going to be 2, Column 5-- .Resize(RowsPerPage, 3) -- resize 46 rows, 3 columns-- .Value = _ (and that's an underscore there) It's going to be equal to Cells(1, 1) -- so whatever is in Row 2 comma 1, Column 1-- .Resize(RowsPerPage, 3).Value. And then, what we have to do is, we have to be a little bit clever here about after we paste the first 46 times 46 rows, by 3 columns.
Where do we go next? There, right? So, if currently, the next column is pointing to Column E, well, then I need the next one to go to Column I. I is the ninth column. Alright. So that's why we say NextCol = 5. But if we're not… NextCol = 5 that means our NextCol = 9. Then we're going to reset the next group back to Column E and the NextRow is going to be = whatever the previous row was, + 46. And then next time… now here, let's just walk through this, you don't have to run it one step at a time. But I'm going to do that with F8-- just to see what we get here.
And so, what we've learned, is the final row is real-- 15,582. We're about to write to row 2, column 5. And so: For I = 2 To FinalRow. The first time through, I is going to be equal to 2. We're going to say that Row 2, Column 5, is going to be equal to Row 2, Column 1-- 46 rows, 3 columns. I want to run this with F8. We'll look over here in the spreadsheet and we'll see that it turned out those first 46 came to this area. Alright. But, we're going to let this run again. Alright.
Now, the second time through the loop, the I has jumped up from 2 to 48. Alright. And so this time, we're going to be running to Row 2, Column 9, and we're going to be getting data from Row 48. Alright, now let's go check this one right here. So, what we see is Andy Hartley-- that works great-- down here at the end, Kelly Ferguson. But the next person should be Lue Rahman-- Rahman-- and that works, and it goes down to Lue Harvey, right there. Alright. Now, what we're hoping next time, is we get Barb Davison. I'll press F8 few more times, here's the next one and we look, and it's now writing to Row 48. Alright. And it's Barb Davison, and it appears to be working. At this point, I'm happy with it, I'm just going to click run.
And, actually, you don't have to go-- if you're not creating a video to explain this to somebody-- you don't have to go through and press F8; you could just come up here, click inside WrapThem, click run, and that fast it will take your data and wrap it into two columns.
Now, some things I see here-- Surname isn't wide enough, that should not affect our page layout, I'm hoping. And when I do Print Preview, I now have 170 pages. Data there, Page 2, Page 3, Page 4. Now, if we would change the margins at this point, everything is going to be screwed up-- it's going to be horrible. That's why it's really, really important, right up front, you have to do all of your page layout things before you calculate that 46. Now, of course, at this point, Save your workbook with a new name, alright? We don't want to destroy the personal workbook. And then you can delete columns A through D, and you have your results.
Now, if you want to learn about macros-- macros are incredibly powerful-- we probably could have solved this with a formula. And, certainly, the me from 10 years ago solved it with a formula, but at this point in my life, just a simple little 15 line macro is a lot easier. This book, by Tracy Syrstad and myself, will teach you all about macros.
Alright, wrap-up for this Episode: How to wrap 3 columns of data in 2 sets of columns per page. The super important step, you have to do all the page setup things first, Rows to Repeat at Top, Margins, Header/Footer, and then just type some numbers-- 1 through whatever-- I use the Fill handle with control; go to Print Preview, How many rows per page; switch over to Alt+F11; Insert a module and then type the code that I showed you in the video; click run. And most of the time, I advise people to save your workbook as xlsm, but in this case this was a one-time thing, I'm suspecting. So if you're, you know, just want to have that macro disappear, keep it as xlsx, save the file, it'll warn you that you're about to lose your macro. That's probably okay, because we've solved the problem well.
Hé, je tiens à remercier Gwen d'avoir envoyé cette question, je tiens à vous remercier d'être passé. Nous vous reverrons la prochaine fois pour un autre netcast de.
