Dans l'émission d'aujourd'hui, vous avez des données d'enquête hypothétiques de surveymonkey.com ou d'un autre service. Si vous regardez les données dans le bloc-notes, cela ressemble à ceci.
Ce type de données est délimité par des virgules. Chaque fois que vous avez un fichier texte, regardez-le d'abord dans le bloc-notes. L'autre type de données est délimité par des espaces. Lorsque vous regardez ces données dans le bloc-notes, vous verrez quelque chose qui ressemble à ceci:
Importer dans Excel
Vous pouvez ouvrir ces données dans Excel. Utilisez Fichier - Ouvrir. Dans la liste déroulante Fichiers de type, sélectionnez Tous les fichiers ou Fichiers texte.
Une fois que vous avez basculé pour afficher les fichiers texte, cliquez sur survey.txt et choisissez Ouvrir.
Si votre fichier a une extension .CSV, Excel l'ouvrira immédiatement. Sinon, vous accédez à l'assistant d'importation de texte - étape 1 sur 3.
Dans cette étape, vous devez choisir si votre fichier est délimité ou à Largeur fixe. Dans ce cas, survey.txt est délimité, choisissez Délimiter et cliquez sur Suivant.
À l'étape 2, Excel suppose que vos données sont délimitées par des tabulations. Vous devrez cocher cette case pour indiquer des virgules séparant chaque champ.
Une fois que vous avez coché cette case, l'aperçu des données affiche vos données dans des colonnes.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape 3.
Si vous avez des champs de date, choisissez l'en-tête Général au-dessus de ce champ et indiquez le format de date approprié. Mon autre paramètre préféré ici est le paramètre Ne pas importer (Ignorer). Si la société d'enquête m'a donné des champs supplémentaires dont je n'ai pas besoin, je choisis de les ignorer.
Cliquez sur Terminer. Vos données seront importées dans Excel.
Mise en garde
Pour le reste de cette session Excel, si vous essayez de coller des données délimitées par des virgules dans Excel, l'opération de collage divisera automatiquement les données en plusieurs colonnes. C'est génial si vous vous y attendez, mais exaspérant si vous ne savez pas pourquoi cela se produit un jour et pas d'autres jours. C'est le fait d'utiliser l'option délimitée de l'Assistant Texte en colonnes qui provoque l'activation de cette «fonctionnalité». Cela dure jusqu'à la fin de la session Excel.
Échantillonnage aléatoire
Votre responsable vous demande d'appeler au hasard 10% des répondants à l'enquête. Plutôt que de choisir les 10 premiers, entrez cette formule à droite de vos données: =RAND()<=10%. Puisque RAND () renvoie un nombre compris entre 0 et 0,99999, cela marquera environ 10% des enregistrements avec TRUE.
Réponse moyenne à l'aide de formules
Accédez à la première ligne vide sous vos données. Vous souhaitez faire la moyenne de la réponse. Il y a une icône Somme automatique dans la barre d'outils standard. C'est une lettre grecque Sigma. À côté de cette icône se trouve une flèche déroulante. La flèche déroulante contient une option pour Moyenne. Si vous sélectionnez d'abord toutes les colonnes de C647 à I647, puis choisissez Moyenne dans la liste déroulante, Excel ajoutera toutes les formules en un seul clic.
Analyse des données avec un tableau croisé dynamique
Dites que vous souhaitez vérifier les notes de la réception au fil du temps. Suivez ces étapes.
- Choisissez une seule cellule dans vos données
- Dans le menu, sélectionnez Données - Tableau croisé dynamique et rapport de graphique croisé dynamique
- Cliquez deux fois sur Suivant.
- À l'étape 3, cliquez sur le bouton Disposition.
- Faites glisser Date vers la zone Ligne. Faites glisser Q1FrontDesk vers la zone de colonne. Faites glisser les répondants vers la zone de données.
- Double-cliquez sur Somme des répondants dans la zone Données. Passer de Sum à Count.
- Cliquez sur OK. Cliquez sur Terminer.
Vous avez maintenant un tableau croisé dynamique montrant tous les résultats de la réception. La plupart se situent dans la plage 3-5, mais il y en a quelques-uns qui ont été notés 1 sur 3/29, 3/30 et 4/2. Peut-être que votre employé de la réception le week-end a un problème d'attitude.
L'astuce de cette émission provient d' Excel pour les responsables marketing .
