Tous les mercredis, j'exploite une astuce Excel préférée du chef de projet Excel Ash Sharma. Cette semaine, Flash Fill. Introduit dans Excel 2013, Flash Fill vous permettra d'extraire des caractères d'une colonne de données ou de concaténer des données à partir de colonnes sans écrire de formule.
Prenons l'exemple ci-dessous. Un code produit comporte trois segments séparés par un tiret. Vous souhaitez extraire le segment du milieu. Le premier segment peut comporter 3 ou 4 caractères. Le deuxième segment est toujours composé de 2 caractères. La formule pour extraire le segment du milieu est pas sorcier, mais ce n'est pas quelque chose d' un débutant viendrait avec: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).
Mais avec Flash Fill, vous n'avez pas à trouver de formule. Suivez ces étapes simples:
- Assurez-vous qu'il y a un titre au-dessus de A2.
- Tapez un titre dans B1.
- Tapez ME en B2.
- Vous avez le choix ici. Vous pouvez sélectionner B3 et appuyer sur Ctrl + E pour appeler Flash Fill. Ou, vous pouvez aller à B3 et taper la première lettre de la bonne réponse: E. Si vous commencez à taper EU, Flash Fill passera à l'action et vous montrera une colonne grisée de résultats. Appuyez sur Entrée pour obtenir les résultats.
Personnellement, je suppose que je suis un peu un maniaque du contrôle. Je veux dire à Flash Fill quand passer à l'action.
Le grisonnement en effet montré dans la figure précédente est génial pour permettre à une recrue d'Excel de découvrir que Flash Fill existe. Il détectera que quelqu'un est sur le point de taper des milliers de cellules et empêchera que cela se produise. Flash Fill a probablement sauvé des millions d'heures de productivité des cols blancs.
Mais il y a des subtilités à Flash Fill - je l'appelle Advanced Flash Fill - et si vous comprenez ces subtilités, vous voudrez faire attendre Flash Fill jusqu'au bon moment.
Si vous voulez prendre le contrôle et que le remplissage flash ne se produise que lorsque vous appuyez sur Ctrl + E, allez dans Fichier, Options, Avancé et décochez Remplissage flash automatique.
Voici un exemple plus complexe. Le code produit dans la colonne I contient un mélange de chiffres et de majuscules. Vous souhaitez obtenir uniquement les chiffres ou uniquement les caractères. Il existe une formule pour cela, mais je ne m'en souviens pas. N'hésitez pas à regarder Dueling Excel Video 186 pour la formule de tableau ou la fonction définie par l'utilisateur VBA. Je ne vais pas regarder la vidéo, car je peux résoudre ce problème avec le flash fill.
C'est l'un de ces cas où Flash Fill ne pourra pas comprendre le motif à partir d'un exemple. Si vous tapez '0252 dans J3, puis Ctrl + E à partir de J4, Excel ne peut pas trouver la réponse à chaque fois que le numéro de pièce commence par un chiffre.
F
Suivez plutôt ces étapes:
- Assurez-vous qu'il y a un titre au-dessus de I2. Ajoutez un en-tête dans J1 et K1. S'il n'y a pas de titres, Flash Fill ne fonctionnera pas.
- Vous avez absolument besoin que le zéro de début apparaisse dans 0252 dans la cellule J2. Si vous tapez simplement 0252, Excel le changera en 252. Donc, tapez une apostrophe (') puis 0252 dans J2.
- Dans J3, tapez '619816
- Dans J4, saisissez '0115
- À partir de J5, appuyez sur Ctrl + E. Flash Fill n'obtiendra correctement que les chiffres
Mise en garde
Flash Fill examinera toutes les colonnes de la région actuelle. Si vous essayez d'extraire les lettres de la colonne I alors que la colonne J est dans la région actuelle, Flash Fill a des problèmes. Suivez plutôt ces étapes.
- Sélectionnez les colonnes J et K. Accueil, Insérer, Insérer des lignes de feuille pour déplacer la colonne Chiffres à l'écart.
- Dans J1, saisissez un titre.
- Dans J2, tapez BDNQGX
-
Dans J3, appuyez sur Ctrl + E. Flash Fill fonctionnera correctement.
Isolez les colonnes contenant les données source
Le remplissage flash peut être utilisé sur plusieurs colonnes. Dans l'exemple ci-dessous, vous voulez les initiales de la colonne Z, chacune suivie d'un point. Puis un espace et le nom de la colonne AA. Vous voulez que tout soit le cas. Si ce n'était pas pour les personnes avec des prénoms à double canon, vous auriez pu utiliser =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Mais traiter avec ME Walton rendrait cette formule beaucoup plus difficile. Flash Fill à la rescousse.
- Assurez-vous qu'il y a des en-têtes dans Z1, AA1 et AB1.
- Tapez J. Doe dans AB2
-
Sélectionnez la cellule AB3 et appuyez sur Ctrl + E. Le remplissage flash passera à l'action, mais il n'utilisera pas les deux initiales dans les lignes 6, 10 ou 18.
Le remplissage flash peut apprendre des corrections -
Sélectionnez la cellule AB6 et tapez un nouveau modèle: ME Walton. Appuyez sur Entrée. Miraculeusement, Flash Fill cherchera d'autres avec ce modèle et corrigera BB Miller et MJ White.
Le remplissage flash peut apprendre des corrections
Merci à Ash Sharma d'avoir suggéré l'impressionnante fonction Flash Fill comme l'un de ses favoris.
J'adore demander à l'équipe d'Excel leurs fonctionnalités préférées. Chaque mercredi, je partagerai l'une de leurs réponses.
Excellente pensée du jour
J'ai demandé à mes amis Excel Master leurs conseils sur Excel. Pensée d'aujourd'hui à méditer:
"Absorber ce qui est utile; ne pas tenir compte de ce qui est inutile."
Sumit Bansal
