Cheryl a envoyé le problème Excel de cette semaine. Les vétérans d'Excel verront cela comme simple, mais c'était un conseil précieux pour Cheryl. Comme il s'agit de la première astuce Excel de la saison 1999-2000, nous allons commencer par une astuce basique.
Quelqu'un m'a donné une feuille de calcul Excel. Les indicatifs régionaux sont dans la colonne F et un numéro de téléphone à 7 chiffres est dans la colonne G. Je sais comment séparer une colonne à l'aide de Text-to-Columns, mais comment fusionner ces 2 colonnes ensemble?
Heureusement, les indicatifs régionaux et les numéros de téléphone ne commencent jamais par 0 aux États-Unis, il n'y a donc eu aucun cas où le zéro initial du numéro de téléphone a été perdu. Une analyse rapide des données a montré que tous les numéros de téléphone avaient 7 chiffres et tous les indicatifs régionaux avaient trois chiffres. Après avoir parlé Cheryl, nous avons convenu que le meilleur format serait que le numéro de téléphone apparaisse comme suit: (330) 555-1212
Dans la cellule H2, nous commencerons à construire la formule. L'opérateur dans Excel pour joindre deux champs de texte est le symbole &. Toutes les constantes souhaitées doivent être incluses entre guillemets. Donc, pour obtenir les premières parenthèses et l'indicatif régional, vous avez besoin d'une formule comme celle-ci:="("&F2
Ensuite, ajoutez un autre opérateur de concaténation et les parenthèses fermantes autour de l'indicatif régional. Notez qu'il y a à la fois une parenthèse et un espace entre les guillemets.="("&F2&") "
Obtenir le numéro de téléphone avec le tableau de bord sera un peu plus difficile. Utilisez la fonction GAUCHE pour obtenir uniquement les trois premiers chiffres du numéro de téléphone. La syntaxe est LEFT (cellule, nombre de caractères). Après cela, ajoutez un autre caractère de concaténation et le tiret du milieu entre guillemets.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Pour obtenir les 4e à 7e chiffres du numéro de téléphone, utilisez la fonction MID. La syntaxe est MID (cellule, caractère de début, nombre de caractères). Nous voulons commencer au 4ème caractère et continuer pour un total de 4 caractères. Ainsi, la formule finale est:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Wow - cela ressemble à une grande formule, mais si vous la décomposez et la construisez une étape à la fois, c'est facile.
Suivez le long de 2 autres conseils chauds. Maintenant que vous avez la formule dans la cellule H2, vous avez besoin d'un moyen rapide de la copier dans toutes les cellules. Excel a un excellent raccourci pour cela. Mettez le pointeur sur H2. Dans le coin inférieur droit de la case du pointeur de la cellule se trouve un petit carré. Double-cliquez sur ce carré avec votre souris et la formule sera copiée sur autant de lignes que vous avez de données dans la colonne G.
Il y a une dernière étape importante. Si vous supprimiez maintenant les colonnes F et G, tous ces jolis numéros de téléphone en H se transformeraient en #REF !. Vous devez convertir les cellules d'une formule en valeurs. Voici comment procéder. Mettez en surbrillance toutes les cellules contenant des numéros de téléphone dans la colonne H. Appuyez sur Ctrl + C (ou Modifier - Copier) pour copier ces cellules. Maintenant, sans désactiver les cellules, effectuez immédiatement une édition - Collage spécial. Cliquez sur le bouton radio des valeurs et cliquez sur OK. Les formules seront maintenant remplacées par des valeurs et vous pouvez supprimer les colonnes F et G.
Excel est incroyablement flexible pour manipuler les données. Dans ce cas, Cheryl avait peur d'être debout toute la nuit pour recréer ces indicatifs régionaux et numéros de téléphone dans une seule cellule. La formule et les étapes de cette astuce de semaine vous permettent de faire la même tâche en une minute environ.
