Les auditeurs judiciaires peuvent utiliser Excel pour parcourir rapidement des centaines de milliers d'enregistrements afin de trouver des transactions suspectes. Dans ce segment, nous examinerons certaines de ces méthodes.
Cas 1:
Adresses des fournisseurs et adresses des employés
Utilisez une fonction MATCH pour comparer la partie numérique de l'adresse postale de vos enregistrements d'employé à la partie numérique de l'adresse postale de vos fournisseurs. Y a-t-il une chance que certains employés vendent également des services à l'entreprise?
- Commencez par une liste de fournisseurs et une liste d'employés.
- Une formule telle que
=LEFT(B2,7)permettra d'isoler la partie numérique de l'adresse postale et les premières lettres du nom de la rue.
- Créez une formule similaire pour isoler la même partie des adresses des fournisseurs.
- La fonction MATCH recherchera la partie adresse dans C2 et essaiera de trouver une correspondance dans les parties fournisseur de H2: H78. Si une correspondance est trouvée, le résultat vous indiquera le numéro de ligne relatif où la correspondance est trouvée. Lorsqu'aucune correspondance n'est trouvée, le # N / A sera retourné.
- Tous les résultats de la colonne MATCH qui ne sont pas # N / A sont des situations potentielles où un employé facture également l'entreprise en tant que fournisseur. Triez par ordre croissant de la colonne MATCH et tous les enregistrements de problèmes apparaîtront en haut.
Cas 2:
Balançoires inhabituelles dans la base de données des fournisseurs
Une entreprise compte 5 000 vendeurs. Nous utiliserons un nuage de points pour trouver visuellement les 20 fournisseurs qui devraient être audités.
- Obtenez une liste de l'ID fournisseur, du nombre de factures et du montant total de la facture pour cette année.
- Obtenez une liste de l'ID fournisseur, du nombre de factures et du montant total de la facture pour l'année précédente.
- Utilisez RECHERCHEV pour faire correspondre ces listes à cinq colonnes de données:
- Ajoutez de nouvelles colonnes pour Count Delta et Amount Delta:
- Sélectionnez les données dans H5: G5000. Insérez un graphique en nuage de points (XY). La plupart des résultats seront regroupés au milieu. Vous êtes intéressé par les valeurs aberrantes. Commencez par les vendeurs dans la zone encadrée; ils ont envoyé moins de factures pour beaucoup plus de dollars au total:
Remarque
Pour trouver le fournisseur associé à un point, survolez le point. Excel vous indiquera le delta de comptage et le delta de montant à rechercher dans l'ensemble de données d'origine.
Cas 3:
Utilisation d'un tableau croisé dynamique pour explorer en avant
Dans ce cas, nous examinons les factures et les créances. Grâce à diverses analyses des données, découvrez quels deux analystes des comptes clients passent le vendredi après-midi au bar au lieu de travailler.
- J'ai commencé avec deux ensembles de données. Le premier concerne les données de facturation, la facture, la date, le client, le montant.
- Les données suivantes sont la facture, la date de réception, le montant reçu, le nom du représentant client.
- Calculez une colonne Days to Pay. Il s'agit de la date de réception - date de facturation. Formatez le résultat sous la forme d'un nombre au lieu d'une date.
- Calculez le jour de la semaine. C'est
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Choisissez une cellule dans l'ensemble de données. Utiliser des données - Tableau croisé dynamique (Excel 97-2003) ou Insérer - Tableau croisé dynamique (Excel 2007)
- Le premier tableau croisé dynamique avait des jours pour payer la taille. Cliquez avec le bouton droit sur une valeur et choisissez Grouper et afficher les détails - Groupe. Regrouper par seaux de 30 jours.
- Déplacez Days to Pay vers la zone de colonne. Placez les clients dans la zone Ligne. Mettez Revenu dans la zone Données. Vous pouvez maintenant voir quels clients sont lents à payer.
- Supprimez Days to Pay et mettez Weekday dans la zone de colonne. Supprimez le client et mettez le représentant dans la zone de ligne. Vous pouvez maintenant voir les montants reçus par jour de la semaine.
- Choisissez une cellule dans la zone de données. Cliquez sur le bouton Paramètres de champ (dans la barre d'outils du tableau croisé dynamique dans Excel 97-2003 ou dans l'onglet Options dans Excel 2007).
- Dans Excel 97-2003, cliquez sur Plus. Dans Excel 2007, cliquez sur l'onglet Afficher les valeurs sous. Choisissez% de ligne.
- Résultat: Bob et Sonia semblent traiter beaucoup moins de factures vendredi que les autres. Passez à leur bureau le vendredi après-midi pour voir si (a) ils travaillent réellement, et (b) s'il y a une pile de chèques non traités qui traînent dans le tiroir de leur bureau jusqu'à vendredi.
