Cet épisode était celui où Tracy Syrstad, Nate Oliver et moi sommes tous allés au match des Blue Jays de Toronto avec un grand groupe de gens de la région de Toronto du site.
Le lendemain, Tracy, Nate et le mari de Tracy, John, et moi avons visité les studios de TechTV:
De gauche à droite, c'est John, Nate, Tracy et Bill
Je voulais faire un publipostage d'Excel vers Word. Cependant, lorsque la personne m'a envoyé les données, c'était dans le mauvais ordre. Au lieu que les données traversent les colonnes, les données contenaient les informations qui descendaient les lignes de la colonne A.
Bien que vous puissiez résoudre tous ces problèmes manuellement, ce serait beaucoup de couper-coller. C'est la tâche parfaite pour automatiser avec une macro.
Si vous n'avez jamais utilisé de macros auparavant, accédez à Outils - Macro - Sécurité et modifiez le paramètre sur Moyen.
Le but est d'enregistrer une petite macro qui résoudra un enregistrement. Vous voulez que le pointeur de cellule soit sur le nom pour commencer. La macro doit déplacer les deux champs, supprimer les trois lignes vides et finir sur le nom suivant. De cette façon, vous pouvez exécuter la macro encore et encore.
- Placez le pointeur de cellule dans A1.
- Choisissez Outils - Macro - Enregistrer une nouvelle macro
- Donnez un nom à la macro (aucun espace autorisé). Choisissez une touche de raccourci. Puisque vous n'utiliserez la macro que pour cette tâche, quelque chose comme Ctrl + a est facile à retenir.
- Vous verrez une petite barre d'outils. Voici la barre d'outils Arrêter l'enregistrement. Il n'a que deux boutons. Le premier bouton est le bouton Arrêter l'enregistrement.
Le deuxième bouton est le bouton Références relatives. Si vous enregistrez simplement la macro maintenant, Excel codera en dur que vous vouliez toujours déplacer
A2 à B1 et A3 à C1. Cela fonctionne bien pour un enregistrement, mais vous avez besoin que la macro fonctionne pour tous les enregistrements. Activez l'enregistrement relatif en cliquant sur le bouton Enregistrement relatif. Il s'agit d'une bascule, vous voulez donc qu'elle ait l'air d'être enfoncée.
- Tout ce que vous faites sera enregistré. Essayez d'utiliser des touches au lieu de la souris.
- Appuyez sur la flèche vers le bas pour passer à B2.
- Ctrl + x pour couper
- Appuyez sur la flèche vers le haut, la flèche droite pour passer à A1.
- Ctrl + V pour coller
- Gauche, Gauche, Bas, Bas, Ctrl + X pour couper la ligne de la ville
- Haut, Haut, Droite, Droite, Ctrl + V pour coller la ville dans la colonne C
- Gauche, Gauche, Bas pour passer à la ligne 2.
- Maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous appuyez vers le bas pour sélectionner les lignes 2, 3, 4
- Alt + edr et entrez pour choisir Modifier - Supprimer - Ligne entière - OK
- À ce stade, vous avez presque terminé la macro. Le problème est que vous avez trois cellules sélectionnées et que vous voulez juste que le nom soit sélectionné.
- Appuyez sur la flèche vers le haut et la flèche vers le bas pour sélectionner uniquement le nom du deuxième enregistrement.
- Cliquez sur le bouton Arrêter l'enregistrement
Il est temps d'essayer la macro. Enregistrez le classeur au cas où quelque chose ne va pas ici.
Tapez Ctrl + a pour exécuter la macro une fois. Si tout s'est bien passé, la macro aura fixé le nom suivant.
Si cela a fonctionné, vous pouvez maintenant maintenir la touche Ctrl + a enfoncée jusqu'à ce que tous les enregistrements soient corrigés.
Cette petite macro a résolu un problème réel. La clé du succès était d'utiliser le mode d'enregistrement relatif!
Si vous prenez le temps d'apprendre VBA, vous pourriez résoudre ces problèmes, ainsi que des problèmes beaucoup plus compliqués. Découvrez Tracy et mon livre - VBA et macros Microsoft Excel 2016.
