Depuis des décennies, certaines personnes souhaitent une meilleure façon d'avoir plusieurs personnes dans le même classeur en même temps. L'ancienne fonctionnalité de classeur partagé était gênante. Les gens ont eu recours à une seule personne ayant accès en écriture à la fois », ce qui a conduit quelqu'un à ouvrir le fichier puis à oublier de le fermer avant de prendre un déjeuner de deux heures et de lier le fichier tout le temps.
Après que le produit de feuille de calcul de Google ait commencé à offrir la possibilité à plusieurs personnes de modifier la même feuille de calcul, l'équipe Excel a passé plus de deux ans à développer une fonctionnalité qu'ils appellent co-création. La fonctionnalité a été publiée pour les clients Office 365 à l'été 2017.
La fonctionnalité fonctionne bien une fois que vous l'avez configurée. Mais il est difficile de comprendre toutes les étapes permettant à plusieurs personnes d'utiliser Excel sur leurs ordinateurs au lieu de bloquer certaines personnes à l'aide d'Excel en ligne.
Pour commencer, choisissez une personne comme propriétaire du classeur. Cette personne doit déjà avoir configuré un dossier One Drive For Business ou SharePoint Online. Le propriétaire du document doit utiliser Fichier, Enregistrer sous et choisir d'enregistrer le document dans OneDrive ou SharePoint Online.
Le propriétaire du classeur clique sur l'icône Partager dans le coin supérieur droit d'Excel.
Le panneau Partager vous demande d'inviter des personnes par adresse e-mail.
Mais si vous regardez en bas du panneau, vous pouvez générer un lien de partage.
Générez un lien de partage où toute personne disposant du lien peut modifier le classeur.
Copiez le lien et envoyez-le aux autres membres de votre équipe.
La prochaine étape est la partie ennuyeuse. Lorsqu'ils suivront le lien, ils seront redirigés en tant qu'invités vers Excel Online. La feuille de calcul apparaîtra et ils peuvent être modifiés dans Excel Online. J'ai parlé à des gens d'une entreprise qui se sont arrêtés à ce stade. Une personne (le propriétaire du classeur) modifierait dans Excel et tout le monde était bloqué dans Excel Online.
Mise en garde
Comme indiqué ci-dessous, le bouton "Modifier dans le navigateur" est très visible et c'est ce sur quoi vous êtes susceptible de cliquer. En désespoir de cause, vous pouvez essayer de cliquer sur Télécharger, mais cela supprime la possibilité de co-créer. Le bouton Se connecter n'est pas si évident dans le coin supérieur droit.
Pour que les autres co-auteurs utilisent le classeur dans la version réelle d'Excel s'exécutant sur un PC, ils doivent d'abord se connecter à Excel en ligne. Utilisez les informations d'identification affichées dans Excel sous Fichier, Compte.
Une fois qu'ils se sont connectés, le menu déroulant Modifier le classeur apparaît. Ouvrez le menu et choisissez Modifier dans Excel. C'est le seul moyen de co-créer tout le monde et d'utiliser le vrai bureau Excel au lieu d'Excel Online.
Pendant que vous et d'autres personnes travaillez dans un document, votre cellule active sera encadrée en vert. Les cellules actives pour les autres seront d'autres couleurs. Si vous voulez savoir qui modifie une cellule, passez la souris sur cette cellule.
La co-création fonctionnera correctement à condition que tout le monde évite de modifier la même cellule en même temps.
Quand quelqu'un (probablement votre responsable), plonge pour modifier une cellule que vous êtes déjà en train de modifier, un ensemble de règles déroutantes décide de qui est la modification qui gagne. Plutôt que de gérer ces règles, soyez heureux que la co-création fonctionne principalement et que tout le monde accepte de ne pas modifier la même cellule en même temps.
La co-création est une toute nouvelle expérience. Il y a de bonnes et de mauvaises choses auxquelles vous devez vous habituer lorsque vous co-créez.
