Ils sont de retour!!!!
C'est formidable que l'émission télévisée Appel à l'aide revienne sur les ondes de TechTV Canada. Ce sont mes notes de spectacle de mon apparition sur l'épisode 31.
25e anniversaire
2004 marque le 25e anniversaire de l'invention qui a changé le monde - le tableur électronique. En 1978, une feuille de calcul se composait de papier grand livre vert, d'un crayon mécanique et d'une gomme.
Dans la figure ci-dessus, si vous découvrez qu'un numéro est erroné, vous devrez effacer tous les numéros surlignés en rouge ci-dessous.
En 1979, deux gars ont tout changé. En 1978, un étudiant du MIT nommé Dan Bricklin a imaginé une calculatrice avec une boule de souris sur le fond. Il a pensé que ce serait cool de pouvoir faire défiler les entrées passées, changer un nombre et mettre à jour tous les calculs futurs. En collaboration avec Bob Frankston, ils ont développé la première feuille de calcul électronique au monde. En octobre 1979, ils ont sorti un VISIble CALCulator pour Apple IIe et l'ont appelé VisiCalc. Voici une capture d'écran de VisiCalc
Avant VisiCalc, il n'y avait aucune raison impérieuse d'acheter un ordinateur personnel. Les entreprises allaient-elles dépenser des milliers de dollars pour jouer à MicroChess? VisiCalc a littéralement conduit l'ensemble de l'industrie des PC, car de nombreuses entreprises ont acheté un PC pour exécuter VisiCalc. Dan Bricklin et Bob Frankston ont fait la couverture du magazine Inc. C'est Bob à gauche et Dan à droite.
Aujourd'hui, si vous visitez DanBricklin.com, vous pouvez télécharger une copie de travail de VisiCalc qui s'exécutera dans une boîte DOS sous Windows. Remarquablement, l'ensemble du programme n'est que de 28K !.
Tableaux croisés dynamiques
Les choses ont parcouru un long chemin en 25 ans. Aujourd'hui, Microsoft Excel est très puissant. La fonctionnalité la plus puissante d'Excel est un tableau croisé dynamique. Ceux-ci ont été initialement introduits au milieu des années 80 lorsque Lotus Improv est sorti.
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Commencez avec des données bien formées dans Excel
Vos données ne doivent pas avoir de lignes ou de colonnes entièrement vides. Il devrait y avoir un en-tête unique au-dessus de chaque colonne. Vous devez vous assurer que les en-têtes sont sur une seule ligne au lieu de s'étendre sur deux ou trois lignes. Mon exemple de données comprend plusieurs centaines de lignes de données de facture.
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Sélectionnez une seule cellule dans le jeu de données.
Dans le menu, sélectionnez Données> Tableau croisé dynamique et rapport de graphique croisé dynamique.
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À l'étape 1 de l'Assistant Tableau croisé dynamique, cliquez sur Terminer pour accepter toutes les valeurs par défaut.
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Vous aurez maintenant une nouvelle feuille de calcul dans votre classeur. Tous les champs disponibles dans votre ensemble de données apparaissent dans la liste des champs du tableau croisé dynamique.
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Supposons que votre responsable souhaite un rapport sur les revenus par région et par produit. Faites glisser le champ de région depuis la liste des champs et déposez-le dans la section Champs de ligne ici. Notez que lorsque la souris est au bon emplacement, le pointeur de la souris change pour afficher la barre bleue à l'extrême gauche du tableau croisé dynamique.
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Ensuite, faites glisser le champ Produit de la liste des champs et déposez-le dans la section Champs de colonne ici. Dans l'image qui suit, notez comment la partie bleue du pointeur de la souris est dans le 2ème rectangle à partir du haut.
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Ensuite, faites glisser le champ Revenu de la liste des champs et déposez-le dans la section Éléments de données. La section bleue du pointeur de la souris se trouve dans la zone principale de la feuille de calcul.
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Votre rapport de tableau croisé dynamique est terminé. Vous avez très rapidement résumé des centaines de lignes de données dans un petit rapport pour votre responsable.
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Si votre manager est comme le mien, elle verra cela et dira que c'est presque parfait. Pourriez-vous le refaire avec des produits de taille inférieure et des régions au sommet? C'est là que le tableau croisé dynamique est excellent.
Vous pouvez simplement faire glisser les en-têtes de champ gris vers un nouvel emplacement pour modifier le rapport.
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En 2 secondes, vous avez modifié le rapport pour répondre à la demande du responsable.
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Si le responsable souhaite une vue différente, faites glisser le champ Produit vers la liste des champs et remplacez-le par le champ de date.
Date magique
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Dans l'image ci-dessus, vous avez un rapport par jour. En dehors de l'usine de fabrication, peu de gens ont besoin de voir les données par jour. La plupart veulent un résumé par mois. Voici la manière secrète de transformer le rapport quotidien en rapport mensuel. Tout d'abord, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du champ Date. Choisissez Groupe et Afficher les détails, puis Groupe.
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Dans la boîte de dialogue Regroupement, choisissez les mois, les trimestres et les années. Cliquez sur OK.
Vous avez maintenant changé votre rapport d'un rapport quotidien à un rapport mensuel.
Top 10 des clients
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Supprimez les champs de date du tableau croisé dynamique en les faisant glisser vers la liste des champs. Dès que l'icône se transforme en X rouge, vous pouvez relâcher le bouton de la souris pour supprimer le champ.
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Faites glisser le champ client vers le tableau croisé dynamique pour obtenir un rapport de tous les clients. Si vous produisez un rapport pour le vice-président, il se peut qu'il ne se soucie pas de la liste complète des clients. Il voudra peut-être simplement voir les 10 ou 5 meilleurs clients. Pour commencer, cliquez avec le bouton droit sur le champ client gris. Choisissez Paramètres du champ.
- Dans la boîte de dialogue Paramètres du champ, cliquez sur Avancé (comment quelqu'un était-il censé trouver cela ???)
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Sur le côté droit de la boîte de dialogue Options avancées du champ de tableau croisé dynamique, se trouve la fonction Top 10 du salon automatique. Choisissez le bouton radio Activé. Si vous le souhaitez, changez pour afficher les 5 ou 15 premiers.
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Je ne l'ai pas mentionné dans l'émission, mais vous pouvez également trier le résultat dans cette boîte de dialogue. Sur le côté gauche, sélectionnez décroissant, puis Somme des revenus.
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Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue. Cliquez à nouveau sur OK pour fermer la boîte de dialogue Paramètres de champ. Le résultat est un rapport des meilleurs clients, de haut en bas.
Utilisation d'AutoFormat
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Si vous essayez de mettre en forme un tableau croisé dynamique puis de le faire pivoter, votre mise en forme peut être perdue. La barre d'outils du tableau croisé dynamique propose un bouton spécial de mise en forme automatique. Choisissez ce bouton comme indiqué
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Vous disposez désormais de 22 formats prédéfinis pour votre rapport. Utilisez la barre de défilement pour les voir tous. Sélectionnez un format intéressant et choisissez OK.
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Le rapport résultant est formaté et conservera la mise en forme même après avoir pivoté vers un nouveau rapport.
Sommaire
Les tableaux croisés dynamiques sont une fonctionnalité très puissante d'Excel. Pour en savoir plus sur les tableaux croisés dynamiques, consultez le livre électronique Guerilla Data Analysis.
