J'enseigne un cours sur Power Excel à l'Université d'Akron. Bien qu'il soit annoncé comme une classe avancée, il y a toujours des concepts de base que les étudiants ne semblent pas connaître. Je suis étonné de voir à quel point les techniques les plus simples susciteront le plus d'excitation. C'est l'un de ces conseils.
Aujourd'hui, Sajjad de Dubaï a écrit avec une question. Il a une base de données avec le prénom dans la colonne A et le nom dans la colonne B. Comment peut-il fusionner le prénom et le nom en une seule colonne?
C'est l'une de ces questions que vous ne pouvez jamais trouver dans l'aide d'Excel, car personne ne pense à rechercher le mot "Concaténation". Heck, je ne pense pas qu'une personne normale utilise jamais le mot concaténer. Si vous ne savez pas rechercher Concatenate, vous n'apprendrez jamais que l'opérateur de concaténation est une esperluette.
Commencez par une formule de base de =A2&B2
Cela vous donnera le résultat indiqué dans C2 ci-dessous:
C'est un bon début. Cependant, nous devrions vraiment concaténer le prénom, un espace et le nom de famille. Essayez cette formule:
=A2&" "&B2
Ensuite, la question est: voulez-vous crier MICKEY MANTLE, ou préférez-vous dire Mickey Mantle? Si vous voulez changer le nom en casse appropriée, utilisez la =PROPER()fonction.
=PROPER(A2&" "&B2)
Ensuite, vous souhaitez copier la formule dans toutes les cellules de la colonne. Une méthode de raccourci pour ce faire consiste à double-cliquer sur la poignée de recopie pendant que la cellule C2 est sélectionnée. La poignée de remplissage est le point carré plus sombre dans le coin inférieur droit du pointeur de cellule. Le point ressemble à ceci:
Lorsque le pointeur de votre souris est près du point, le pointeur de la souris se transforme en une croix comme celle-ci.
Double-cliquez et la formule sera copiée dans toutes les cellules de la plage.
Remarque: Excel utilise la colonne de gauche pour déterminer jusqu'où copier les cellules après le double-clic. Si vous aviez une cellule vide dans B8, cette astuce s'arrêterait à la ligne 7. Laissez Cher poser un problème.
Si tel est le cas, vous souhaiterez peut-être saisir la poignée de recopie et la faire glisser vers toutes les lignes afin de copier la formule.
Note 2: La fonction Proper est excellente, mais elle ne met pas correctement en majuscule les noms de famille comme McCartney (voir cellule C7). Vous devrez passer manuellement et mettre en majuscule le C après le Mc. Cela aurait également un problème avec VanHalen. Est-ce une douleur? Oui, mais il est plus facile de corriger quelques cellules que de tout retaper dans les cas appropriés.
Conversion de formules en valeurs
Maintenant que vous avez Prénom Nom dans la colonne C, vous pourriez être tenté de supprimer les colonnes A et B. Vous ne pouvez pas encore le faire. Si vous supprimiez les colonnes A et B, toutes les formules de la colonne C se changeraient en #REF! Erreur. Cette erreur dit: "Hé, vous m'avez dit que la valeur dans cette colonne devrait provenir de A2 et B2, mais vous avez supprimé ces cellules donc je ne sais pas quoi mettre ici!".
La solution consiste à modifier les formules en valeurs avant de supprimer les colonnes A et B.Suivez ces étapes:
- Mettez en surbrillance la plage de cellules dans la colonne C
- Copiez ces cellules dans le presse-papiers en utilisant votre méthode préférée (Les 4 méthodes au choix: Ctrl + C, ou Edition - Copier dans le menu, ou l'icône du presse-papiers dans la barre d'outils, ou cliquez avec le bouton droit et choisissez Copier).
- Sans désélectionner les cellules, dans le menu, choisissez Edition> Collage spécial. Dans la boîte de dialogue Collage spécial, choisissez Valeurs, puis OK. Cette étape collera la valeur actuelle de chaque cellule de la plage dans la cellule. Plutôt que d'avoir une formule, vous aurez maintenant une valeur statique. Il est prudent de supprimer les colonnes A et B.
Joindre une cellule contenant du texte à une cellule contenant un nombre
En général, cela fonctionnera assez bien. Dans l'image ci-dessous, j'ai utilisé la formule pour créer une phrase contenant un nom dans la colonne A avec un âge dans la colonne C.
L'astuce est lorsque le numéro est affiché dans un format et que vous voulez qu'il soit utilisé dans un autre format. Les dates en sont un exemple classique. La date du 11 décembre 1943 est en fait stockée comme un nombre de jours depuis le 1er janvier 1900. Si j'essaie de joindre le texte de la colonne A avec la date de la colonne B, j'obtiens un résultat stupide.
La solution est d'utiliser la =TEXT()fonction. La fonction de texte nécessite deux arguments. Le premier argument est une cellule contenant un nombre. Le deuxième argument est un format de nombre personnalisé qui indique comment le nombre doit être affiché. La formule suivante produira un résultat joliment formaté.
Il y a beaucoup de techniques intéressantes qui ont été couvertes dans cette astuce.
- Une formule pour joindre 2 colonnes de texte en utilisant l'esperluette comme opérateur de concaténation
- Comment joindre une cellule à une valeur de texte
- Comment utiliser la fonction PROPER pour changer les noms en casse correcte
- Pourquoi obtenez-vous un #REF! Erreur
- Comment utiliser Coller les valeurs spéciales pour convertir des formules en valeurs.
- Joindre une cellule contenant du texte à une cellule contenant un nombre
- Utilisation de la fonction TEXTE pour contrôler l'affichage d'une date dans une formule.
Ce concept est réimprimé de Guerilla Data Analysis à l'aide de Microsoft Excel.
