Pour essayer cette astuce sur votre propre ordinateur, téléchargez et décompressez CFH249.zip.
Plusieurs fois, nous construisons des feuilles de calcul que d'autres personnes peuvent remplir. Si ces autres personnes ne regardent pas Appel à l'aide, elles ne sont peut-être pas aussi douées que vous en matière de tableur. Ces personnes peuvent trouver des moyens inhabituels de saisir le mauvais type de données - en saisissant du texte là où vous attendez des chiffres ou en épelant les régions dans le mauvais sens. Utilisez les fonctionnalités de validation des données d'Excel pour contrôler ce qui peut être saisi dans votre feuille de calcul.
Par défaut, chaque cellule d'Excel est définie pour autoriser n'importe quelle valeur. Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Données - Validation pour contrôler les valeurs que les personnes peuvent entrer dans une cellule.
Configurer une cellule pour autoriser les nombres entiers entre 1 et 50
Dans la feuille de calcul ci-dessous, vous souhaitez limiter la cellule B1 pour n'accepter que les entiers compris entre 1 et 50.
Sélectionnez la cellule B1. Dans le menu d'Excel, sélectionnez Données - Validation.
Au départ, la boîte de dialogue Validation des données montre que la cellule est configurée pour autoriser N'importe quelle valeur.
Dans la liste déroulante Autoriser, choisissez Nombre entier.
Après avoir choisi Nombre entier, la boîte de dialogue change pour afficher une valeur minimale et maximale. Entrez 1 et 50 ici.
Dans la boîte de dialogue Validation des données, choisissez l'onglet Message d'entrée. Les valeurs de cette page apparaîtront dans une info-bulle qui apparaîtra chaque fois que quelqu'un sélectionne la cellule. Entrez un titre et du texte pour guider la personne à l'aide de la feuille de calcul.
Dans l'onglet Alerte d'erreur, entrez un message d'erreur qui s'affichera si quelqu'un entre une valeur incorrecte.
Choisissez OK pour fermer la boîte de dialogue.
Lorsque quelqu'un déplace le pointeur de la cellule vers la cellule B1, une info-bulle apparaît avec votre texte à partir de l'onglet Message d'entrée.
S'ils essaient de saisir une valeur incorrecte, Excel présente votre message d'erreur.
Une fois qu'ils ont entré une mauvaise valeur, ils doivent soit entrer la bonne valeur, soit appuyer sur la touche Echap pour sortir du message d'erreur. Appuyer sur Esc effacera l'entrée dans B1.
Détails supplémentaires
Vous avez un certain contrôle sur la façon dont Excel sera viligant. Je déteste quand les machines essaient de prétendre qu'elles sont plus intelligentes que moi. Et si un jour, votre entreprise avait grandi et qu'il était vraiment valable d'avoir un représentant # 51? Si vous modifiez le style de Stop à Avertissement, Excel découragera la personne d'entrer 51, mais il l'autorisera. Voici l'onglet Alerte d'erreur:
Le message d'erreur résultant a un bouton par défaut indiquant que le résultat doit être modifié. La personne utilisant la feuille de calcul peut choisir Oui pour autoriser la saisie de 51.
Si vous modifiez le style d'erreur sur Informations, la personne est avertie qu'elle a entré une valeur inattendue, mais la boîte de message par défaut sur OK pour lui permettre de conserver la mauvaise valeur. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un message comme celui-ci.
Entrez une valeur erronée et le message d'erreur vous permettra d'accepter la mauvaise valeur avec une simple pression sur Entrée pour sélectionner le bouton par défaut OK.
Utilisation de la validation pour créer une liste déroulante
Si vous autorisez les gens à taper dans une région, vous constaterez bientôt qu'il existe une douzaine de façons d'entrer "Australie occidentale". Il serait préférable de permettre aux utilisateurs de choisir dans une liste déroulante de valeurs valides. C'est très simple à mettre en place.
Tout d'abord, rendez-vous à un endroit éloigné de la feuille de calcul et saisissez votre liste de régions valides.
Sélectionnez la cellule qui devrait avoir la liste déroulante. Dans le menu, sélectionnez Données - Validation. Remplacez n'importe quelle valeur par List. Dans la zone de texte Source, sélectionnez la plage qui contient votre liste. Laissez la liste déroulante dans la cellule sélectionnée.
Le résultat: à chaque fois que la cellule est sélectionnée, une flèche déroulante apparaîtra et votre liste sera disponible.
Détails supplémentaires
Vous souhaiterez peut-être déplacer la liste vers une autre feuille de calcul afin qu'elle ne soit pas supprimée accidentellement. Techniquement, Microsoft dit que ce n'est pas autorisé. Cependant, il existe une solution de contournement. Tapez la liste sur une autre feuille de calcul. Attribuez un nom de plage (Insérer - Nom - Définir) à cette plage.
Sur la feuille de calcul d'origine, configurez la validation. Dans la zone Liste, entrez un signe égal, puis le nom de la plage dans l'autre feuille de calcul.
Ajouter des info-bulles aux cellules
Une utilisation intéressante de la validation consiste à configurer des messages d'entrée pour une cellule tout en laissant les autres onglets de la boîte de dialogue de validation des données vides. De cette façon, le programme acceptera n'importe quelle valeur sans message d'erreur, mais quand quelqu'un déplace le pointeur de cellule vers une cellule, il verra une info-bulle les guidant avec les valeurs attendues.
