C'est cette période de l'année pour commencer à planifier l'envoi de vos cartes de vœux. Stockez vos adresses dans Excel et vous disposez de deux méthodes pour produire des étiquettes; soit en utilisant la fonctionnalité de publipostage dans Word ou une macro personnalisée dans Excel.
En utilisant l'une ou l'autre méthode, vous voudrez commencer par une liste dans Excel. Vous devriez avoir une adresse par ligne, disposée en colonnes comme indiqué ici.
Méthode 1:
Utilisation du publipostage à partir d'Excel
- Enregistrez et fermez le fichier Excel
- Ouvrez Microsoft Word
- Dans Word, sélectionnez Outils - Lettres et publipostage - Assistant Fusion et publipostage
- Choisissez les étiquettes et choisissez Suivant
- Changer la mise en page du document doit être sélectionné.
- À l'étape 2, sélectionnez Options d'étiquette…. Pour les étiquettes standard avec 3 colonnes de 10 étiquettes, choisissez Avery 5160.
- Choisissez OK pour sélectionner le type d'étiquette et vous verrez un dessin des étiquettes sur votre écran.
- Choisissez Suivant: Sélectionnez les destinataires
- Choisissez Utiliser une liste existante. Cliquez sur le lien pour parcourir…
- Changez les fichiers de type en "Fichiers Excel".
- Accédez au fichier Excel que vous enregistrez à l'étape 1 et sélectionnez-le.
- Excel doit identifier que votre tableau se trouve sur la feuille 1. Assurez-vous de cocher la case en bas à gauche pour les en-têtes de colonne.
- Par défaut, Excel sélectionne tous les noms. Vous pouvez désactiver certains noms ici en décochant ces lignes. Lorsque vous avez terminé de consulter la liste, choisissez OK.
- Choisissez Suivant pour continuer à organiser vos étiquettes
- Il est temps de mettre en page la première étiquette. Sélectionnez Plus d'articles.
- Vous recevrez une liste de champs dans votre fichier Excel.
- Dans la liste, sélectionnez Nom et appuyez sur Insérer. Sélectionnez le champ suivant et appuyez sur Insérer, Répéter pour chaque champ. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les champs, choisissez Fermer.
- Vous verrez tous vos champs dans la première étiquette. Ils sont tous une seule ligne pour le moment.
- Cliquez entre deux champs et appuyez sur Entrée pour insérer un retour chariot. Répétez pour chaque champ. Votre étiquette doit ressembler à ceci:
- Dans le volet des tâches, sélectionnez Mettre à jour toutes les étiquettes.
- Ne soyez pas alarmé par le fait que Word a ajouté la balise «Next Record» à chaque étiquette.
- Choisissez Suivant: Prévisualisez vos étiquettes
- Les étiquettes seront complètes. Vous pouvez sélectionner Suivant: Terminer la fusion
Sensationnel. 23 étapes. C'est fou.
Méthode 2:
Utilisez Excel VBA
En utilisant les techniques décrites dans VBA et Macros Microsoft Excel 2016, j'ai développé une macro que j'utilise pour imprimer des étiquettes Avery 5160 à partir d'Excel.
- Ouvrez Excel. Dans le menu, sélectionnez Outils - Macro - Sécurité et abaissez le niveau à Moyen.
- Téléchargez le fichier compressé .
- Décompressez et ouvrez LabelMacro.xls. Si vous êtes interrogé sur les macros, choisissez Activer.
- Il y a quatre colonnes pour les données sur la feuille de calcul Base de données.
- Ouvrez le fichier Addresses.xls. Mettez en surbrillance votre plage de données et Ctrl + c pour copier.
- Alt + Tab pour revenir au fichier LabelMacro.xls. Placez le pointeur de cellule dans A2 et Ctrl + V pour coller.
- À l'aide de la souris, appuyez sur le bouton en D1.
- La macro copiera et formatera les données sur la feuille de calcul des étiquettes. Aperçu avant impression et impression.
Sommaire
Les cartes de vœux seront un jeu d'enfant en utilisant l'une ou l'autre méthode. Maintenant, s'il y avait juste un moyen pour qu'Excel puisse préparer les cookies des fêtes … Pour avoir une compréhension approfondie de VBA, consultez VBA et les macros Microsoft Excel 2016.
