Fusion et publipostage au format PDF à partir d'Excel - Actualités

Le 1er janvier 2018, le salaire minimum à New York passe à 13,50 $. Cela signifie que des millions d'exemplaires du formulaire LS 54S ou du formulaire LS54 - Avis et accusé de réception du taux de rémunération doivent être envoyés aux travailleurs. L'État de New York fournit une copie vierge de ce formulaire sous forme de PDF protégé par mot de passe. Comment pouvez-vous utiliser Excel pour préparer des centaines de ces documents pour vos employés?

Alors que le processus de fusion et publipostage d'Excel vers Word a été documenté à l'adresse (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), pouvez-vous effectuer un publipostage d'Excel vers un PDF?

J'ai été surpris que la meilleure solution à ce processus utilise Adobe InDesign! Mais d'abord, permettez-moi de récapituler mes deux tentatives infructueuses:

• Tentative ratée 1: J'ai essayé de répliquer le formulaire LS54 dans Excel en utilisant une série de coupures d'écran pour envelopper les cellules qui contiendraient les champs dans Excel. Cela a pris une éternité, et une fois imprimées, les coupures d'écran avaient l'air horrible.

  

• Échec de la tentative 2: utilisez Adobe Acrobat. On pourrait penser que la version complète d'Acrobat offrirait un moyen de remplir un formulaire à l'aide d'un publipostage. Il existe une option Importer des données sous Outils, Formulaires, Plus d'options de formulaire. J'ai perdu le temps d'ajouter des champs au PDF, j'ai importé la feuille de calcul, puis j'ai été déçu de découvrir que je ne pouvais remplir qu'un formulaire à la fois. Choisissez la ligne 2 et je pourrais imprimer le premier employé. Mais ensuite, je devrais choisir la ligne 3, imprimer, choisir la ligne 4, imprimer, la ligne 5, imprimer, et cela ne fonctionnera jamais pour 750 employés.

  

Résolution du problème à l'aide d'Adobe InDesign

Ici à, nous publions des livres sous la Sainte Macro! Impression de livres. Nous souscrivons à la suite Adobe Creative Cloud, qui nous offre Photoshop, Lightroom, Acrobat et quelque chose appelé InDesign. Vérifiez dans votre entreprise, il est probable qu'un membre de votre département marketing ou créatif ait déjà un abonnement à Adobe Indesign.

J'ai pu résoudre le problème en moins d'une heure avec InDesign. J'ai documenté les étapes ici pour simplifier votre processus.

• Partie 1: Convertissez le PDF protégé par mot de passe en graphique

  1. Téléchargez le formulaire LS54S à partir de labor.ny.gov au formulaire LS54S
  2. (Facultatif) Malédiction à l'état pour mot de passe protégeant le PDF
  3. Convertissez le PDF en image. Si vous disposez d'Acrobat, utilisez Fichier, Exporter vers, Image, JPEG.webp. Si vous ne le faites pas, vous pouvez utiliser l'outil de capture de Windows pour capturer le formulaire. Assurez-vous simplement qu'Acrobat Reader affiche le formulaire à 100%.

• Partie 2: créer le document dans InDesign

  4. Ouvrez Adobe InDesign. Choisissez Fichier, Nouveau, Document. La première étape de la boîte de dialogue Nouveau document consiste à cliquer sur la deuxième icône sous Orientation pour créer un paysage de votre document. Modifiez les unités en pouces, la largeur en 11 et la hauteur en 8,5. Modifiez la marge supérieure sur 0 et InDesign rendra toutes les marges 0.

     
  5. Double-cliquez sur le côté droit d'A-Master dans le panneau Pages

  6. Dans l'Explorateur Windows, faites glisser le JPG.webp de l'étape 3 et déposez-le sur le tableau de collage qui se trouve en dehors de la page maître. Si vous êtes nouveau dans InDesign, vous penseriez que vous devriez glisser-déposer l'image * à l'intérieur de la page *, mais ce serait faux. Je partage un truc que j'ai appris d'Anne Marie «Her Geekness» Concepcion. Si jamais vous avez besoin de devenir un maître chez InDesign, vous devriez embaucher Anne Marie. Lorsque vous déposez l'image sur la page maître, vous ne pouvez pas accéder aux poignées de redimensionnement. Au lieu de cela, déposez l'image juste en dehors de la page maître, vous avez maintenant accès aux poignées de redimensionnement. Redimensionnez le document pour l'adapter à la page en maintenant la touche Maj enfoncée tout en faisant glisser la poignée de redimensionnement en haut à gauche vers le bas. Une fois que le document est légèrement plus petit que la page, faites-le glisser sur la page maître de droite. Ne vous inquiétez pas d'avoir coupé la moitié du texte!

     
  7. Appuyez sur mon raccourci clavier préféré de tous les temps: Ctrl + alt = "" + Maj + E. Cela permettra à l'image entière de rentrer dans le cadre nouvellement redimensionné. Je connais des dizaines de touches de raccourci dans Excel. Je ne connais que deux touches de raccourci dans InDesign et Ctrl + alt = "" + Shift + E en fait partie. Cela m'intimide complètement qu'InDesign puisse éventuellement avoir 25 autres touches de raccourci comme Ctrl + alt = "" + Maj + A à Ctrl + alt = "" + Maj + Z!

• Partie 3: Remplissez les champs fixes

  Certains champs du formulaire seront les mêmes pour tous les employés. Par exemple, le nom de l'entreprise peut être le même pour tout le monde. Voici comment ajouter du texte à la page maître dans InDesign.

  8. Appuyez sur la touche F pour démarrer le mode Frame. À l'aide de votre souris, dessinez un rectangle à l'endroit où vous souhaitez que le texte fixe apparaisse. Initialement, cette trame aura un X à travers elle.

     
  9. Cliquez avec le bouton droit sur votre cadre nouvellement dessiné. À mi-chemin du long menu contextuel, choisissez Contexte, Texte.
  10. Appuyez sur la touche T pour accéder au mode de saisie de texte

  11. Cliquez à l'intérieur de la zone et tapez le texte fixe. Si vous avez besoin de changer la police, sélectionnez le texte et utilisez l'icône «A» au-dessus de votre écran pour révéler les outils de caractères.

      

  12. Répétez les étapes 8 à 11 pour tous les autres champs qui doivent être constants sur tous les formulaires. C'est monotone. Obtenir un petit cadre avec un petit «X» à 9 points aligné avec les cases à cocher n'est pas amusant, mais c'est faisable. Si vous devez déplacer un cadre ou redimensionner le cadre, vous devrez le sélectionner avec le premier outil de flèche sur la gauche. Il s'appelle un outil de sélection (par opposition à l'outil de sélection directe moins utile qui est la deuxième flèche dans la boîte).

      

  Astuce de pro n ° 1: sélectionnez la première case. Ctrl + C pour copier. Ctrl + V pour coller une nouvelle boîte au milieu de la page. Faites glisser la nouvelle boîte en position. Ceci est très utile une fois que vous obtenez un petit X pour les cases à cocher.

  Astuce Pro n ° 2: Il est difficile d'utiliser la souris pour placer le «X» dans la bonne position. Une fois le cadre sélectionné, utilisez les touches fléchées du clavier pour déplacer le cadre en position.

  Astuce de pro n ° 3: toutes les images d'InDesign commencent à être horribles. C'est une fonctionnalité, pas un bug! Pensez à un livre. Power Excel 2017 avec a 1400 images. L'ordinateur s'enliserait s'il essayait d'afficher les 1400 images en haute résolution. Votre document a une image et vous pouvez probablement vous permettre d'afficher l'image en haute résolution. Sélectionnez l'image en cliquant dans un espace blanc sur le formulaire. Cliquez avec le bouton droit et choisissez Performances d'affichage, Affichage haute qualité. Presto! L'image devient nette.

  

• Partie 4: Remplissez les données dans Excel

  Feuille de calcul sacrée! Cela m'a pris autant de temps pour arriver à la partie Excel de la technique.

  13. Mettez des en-têtes simples d'un mot dans la ligne 1. Formatez tous les champs de devise comme devise ou vous trouverez 13,50 $ apparaît comme 13,5 dans le PDF fusionné. Je me rends compte qu'il y a déjà un signe dollar sur le formulaire, mais 13,50 $ semble mieux que 13,5 $.
  14. Utilisez Fichier, Enregistrer sous. Enregistrez le document sous forme de fichier Excel pour pouvoir le modifier ultérieurement.
  15. Utilisez Fichier, Enregistrer sous. Enregistrez le document en tant que texte (délimité par des tabulations) (* .txt). Assurez-vous de vous souvenir du chemin et du nom du fichier afin de pouvoir le retrouver plus tard. Fermez le fichier dans Excel ou vous obtiendrez un message d'erreur à l'étape 17.

• Partie 5: Retour à InDesign pour ajouter des champs de formulaire

  16. Dans le menu InDesign, choisissez Fenêtre, Utilitaires, Fusion de données. Une petite fenêtre de fusion de données apparaîtra flottant quelque part au-dessus d'InDesign. Chaque petit panneau flottant d'InDesign contient tout un tas de commandes utiles cachées derrière ce qu'ils appellent le menu du panneau. Voici une image de l'icône du menu du panneau:

      
  17. Ouvrez le menu du panneau sur la fusion de données. Choisissez Sélectionner la source de données. Recherchez et sélectionnez le fichier .TXT à partir de l'étape 15. Le panneau de fusion de données affiche maintenant les noms de champ de la ligne 1 de votre feuille de calcul. Dans un monde de glisser-déposer, vous pourriez penser que vous pouvez faire glisser ces champs sur votre formulaire, mais vous ne pouvez pas. Au lieu de cela, répétez les étapes 8 et 9 pour dessiner de nouvelles images là où vous voulez que ces champs se trouvent. Faites des cadres beaux et larges au cas où l'un de vos employés serait John Jacob Jinglebells III. En particulier pour les champs de rémunération et d'heures supplémentaires du LS-54S, vous devrez peut-être passer à 10 points pour permettre à la trame de s'adapter.

  18. Cliquez à l'intérieur du cadre vide pour le nom. Dans le panneau Fusion de données, cliquez sur Nom. Presto! <> apparaît dans le cadre. Répétez pour le salaire et l'ergothérapie.

      
  19. Cette étape est facultative, mais vaut les soixante secondes. Cliquez sur la zone Aperçu en bas à gauche du panneau Fusion de données. Vous verrez les données du premier enregistrement. Utilisez les icônes fléchées gauche et droite en bas du panneau Fusion de données pour afficher l'enregistrement suivant.
  20. Enregistrez le fichier InDesign avant de procéder à la fusion. J'ai enregistré mon document à ce stade et vous pouvez le télécharger à partir d'ici.

  Pour récapituler, si vous regardez dans le panneau Pages, vous avez fait tout ce travail sur le côté droit de la page A-Master. Mais vous pouvez voir sur la vignette que tout sur la page maître apparaît sur la page 1 de votre document.

  

• Partie 6: Enfin, le publipostage

  21. Il y a une icône en haut du panneau de fusion de données qui ressemble au côté numéro 4 d'un dé. C'est le symbole pour Créer un document fusionné. Cliquez dessus.

      

  22. Tous les paramètres de Créer un document fusionné sont corrects. Cliquez sur OK.

      
  23. Vous recevrez l'un des deux messages. Soit: «Aucun texte excédentaire n'a été généré» ou «Vous avez du texte excédentaire dans ces enregistrements».

  Dans InDesign, les mots «texte excédentaire» signifient que vous avez plus de caractères qu'il n'en peut tenir dans un bloc de texte. Je n'ai trouvé aucun équivalent de Shrink to Fit d'Excel. S'ils disent que vous avez un texte excédentaire sur l'enregistrement 450, allez à la page 450 dans le panneau Pages et voyez que vous avez un employé avec un nom très long. Revenez sur le côté droit de la page A-Master et redimensionnez le cadre de ce champ.

  À ce stade, vous aurez un grand document dans InDesign. Dans mon cas, j'ai 114 pages car j'avais 114 enregistrements dans le fichier Excel. Cliquez sur n'importe quelle page dans le panneau Pages pour voir cette page avec les données remplies.

  Quelques conseils: Le menu du panneau de fusion de données propose une commande Mettre à jour la source de données. Si vous modifiez le fichier Excel sous-jacent et enregistrez-le en tant que nouveau fichier texte, utilisez la commande pour obtenir les modifications. Vous devrez répéter l'étape 21 pour re-fusionner.

• Partie 7: Exporter vers un PDF pour pouvoir imprimer

  24. Dans le menu Fichier, choisissez Préréglages Adobe PDF, (Impression haute qualité). Choisissez un chemin et un nom de fichier. Acceptez tous les milliers de paramètres de la boîte de dialogue Exporter Adobe PDF. Cliquez sur OK

  Une note de conclusion ici: dans la vraie vie, nous avions 751 employés. J'ai mis chaque employé dans le dossier deux fois afin que nous puissions imprimer deux copies pour chaque employé et les faire assembler. Le PDF de 1502 pages résultant ne faisait miraculeusement que 2,48 Mo! D'une manière ou d'une autre, les assistants d'Adobe ont réussi à enregistrer une copie de l'image et à la réutiliser encore et encore. Ma première tentative malavisée de faire le publipostage à l'aide d'Excel a produit un fichier PDF de 150 Mo qui ne pouvait jamais être envoyé par courrier électronique.

  Si vous ne trouvez pas une copie d'InDesign ou si ces étapes semblent trop intimidantes, engagez un consultant Excel pour effectuer le publipostage au format PDF pour vous.