Cette astuce est une extension de l'astuce Excel de la semaine dernière. Vous pouvez utiliser la commande Aller à spécial pour sélectionner les cellules vides dans une plage. C'est une excellente technique Excel pour nettoyer les données dans un tableau croisé dynamique.
Les tableaux croisés dynamiques sont de merveilleux outils. Mais que se passe-t-il si votre tableau croisé dynamique n'est qu'une étape intermédiaire dans vos manipulations de données et que vous souhaitez utiliser davantage les données résumées dans le tableau croisé dynamique? J'avais l'habitude de recevoir régulièrement 5000 lignes de données d'un ancien système mainframe. Ces données comportent des colonnes pour le produit, le mois, la région, le statut et la quantité. J'avais besoin de résumer les données dans un tableau croisé dynamique avec des mois allant du haut, du produit, de la région et du statut dans les lignes. Les tableaux croisés dynamiques en font un jeu d'enfant.
À partir de là, je devais prendre les données du tableau croisé dynamique et les importer dans Access. Comme vous pouvez le voir, le tableau croisé dynamique par défaut ne convient pas à cela. Excel utilise un style de contour afin que chaque région n'apparaisse qu'une seule fois, avec des cellules vides le suivant jusqu'au sous-total de la région. Les cellules de la section de données sans données sont vides au lieu de numériques. Je ne veux pas non plus des sous-totaux dans les données.
À partir d'Excel 97, il existe des options pour le tableau croisé dynamique pour contrôler certains de ce comportement.
Dans la boîte de dialogue de présentation du tableau croisé dynamique, double-cliquez sur le nom du champ de la région. Dans la section Sous-totaux, cliquez sur le bouton radio "Aucun". Cela éliminera les sous-totaux indésirables.
Dans Excel 2000, le bouton d'options vous amènera à une boîte de dialogue où vous pouvez spécifier «Pour les cellules vides, afficher:» et remplir un zéro afin que vous n'ayez pas un tableau plein de cellules vides.
Pour manipuler davantage le tableau croisé dynamique, vous devrez faire en sorte qu'il ne soit plus un tableau croisé dynamique. Si vous essayez de modifier des cellules dans un tableau croisé dynamique, Excel vous indiquera que vous ne pouvez pas modifier une partie d'un tableau croisé dynamique. Pour passer d'un tableau croisé dynamique à des valeurs uniquement, procédez comme suit:
- Déplacez le pointeur de cellule en dehors du tableau croisé dynamique.
- Si le tableau croisé dynamique commence à la ligne 1, insérez une nouvelle ligne 1.
- Commencez à mettre en évidence dans la nouvelle ligne vide 1 et faites glisser vers le bas pour sélectionner l'ensemble du tableau croisé dynamique.
- Faites Ctrl + C (ou Edition - Copier) pour copier cette plage.
- Avec la même zone sélectionnée, effectuez Édition - Collage spécial - Valeurs - OK pour changer le tableau croisé dynamique en une valeur statique.
Mais voici le vrai conseil pour cette semaine. Jennifer écrit
J'ai continuellement rencontré le problème de l'utilisation de l'option de tableau croisé dynamique, pour résumer des rames de données, mais elle ne remplit pas les lignes sous chaque changement de catégorie de ligne. Savez-vous comment faire remplir le tableau croisé dynamique sous chaque changement de catégorie? J'ai dû faire glisser et copier chaque code vers le bas pour pouvoir faire plus de tableaux croisés dynamiques ou de tri. J'ai essayé de changer les options du tableau croisé dynamique, en vain.
La réponse n'est pas facile à apprendre. Ce n'est pas intuitif. Mais si vous détestez faire glisser ces cellules vers le bas, vous adorerez prendre le temps d'apprendre ce processus! Suivez le long - cela semble long et long, mais cela fonctionne vraiment vraiment. Une fois que vous l'avez, vous pouvez le faire en 20 secondes.
Il y a en fait 2 ou 3 nouveaux conseils ici. Supposons que vous ayez 2 colonnes sur la gauche qui sont au format plan qui doivent être remplies. Mettez en surbrillance de la cellule A3 jusqu'à la cellule B999 (ou quelle que soit votre dernière ligne de données.)
Astuce n ° 1. Sélection de toutes les cellules vides de cette plage.
Appuyez sur Ctrl + G, alt = "" + S + K puis entrez. hein?
Ctrl + G ouvre la boîte de dialogue GoTo
Alt + S choisira le bouton "Spécial" dans la boîte de dialogue
La boîte de dialogue Goto-Special est une chose géniale que peu de gens connaissent. Appuyez sur "k" pour choisir des "blancs". Appuyez sur Entrée ou cliquez sur OK et vous n'aurez maintenant sélectionné que toutes les cellules vides dans les colonnes du plan du tableau croisé dynamique. Ce sont toutes les cellules que vous souhaitez remplir.
Astuce n ° 2. Ne regardez pas l'écran pendant que vous faites cela - c'est trop effrayant et déroutant.
Appuyez sur la touche égal. Frappez la flèche vers le haut. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et appuyez sur Entrée. Si vous appuyez sur égal, la flèche vers le haut indique: "Je veux que cette cellule soit exactement comme la cellule au-dessus de moi." En maintenant la touche Ctrl enfoncée lorsque vous appuyez sur Entrée, vous dites: "Entrez cette même formule dans chaque cellule sélectionnée, qui, grâce à l'astuce n ° 1, contient toutes les cellules vides que nous voulions remplir.
Astuce n ° 3. Ce que Jennifer sait déjà, mais est là pour être complet.
Vous devez maintenant changer toutes ces formules en valeurs. Sélectionnez à nouveau toutes les cellules de A3: B999, pas seulement les blancs. Appuyez sur Ctrl + C pour copier cette plage. Appuyez sur alt = "" + E puis sv (entrée). pour coller des valeurs spéciales ces formules.
Ta-da! Vous ne passerez plus jamais un après-midi à extraire manuellement les en-têtes de colonne dans un tableau croisé dynamique.
