Quelqu'un de la Réserve de l'armée américaine a demandé:
J'ai une feuille de calcul simple avec des dates d'échéance. Existe-t-il un moyen de faire en sorte que les dates d'échéance deviennent vertes lorsqu'ils sont 10 jours, puis rouges lorsqu'ils sont 5 jours?
C'est une tâche facile à l'aide du formatage conditionnel. Cette fonctionnalité a été introduite dans Excel 95. Elle vous permet de spécifier jusqu'à trois conditions et de modifier automatiquement la mise en forme des cellules en fonction de ces conditions. Vous pouvez changer la police, rendre la police en gras, changer la couleur, la couleur d'arrière-plan. Si vous avez des cellules que vous souhaitez surveiller pour voir si elles laissent une certaine tolérance, la mise en forme conditionnelle est un excellent outil à utiliser.
La meilleure méthode consiste à configurer le format conditionnel pour la première cellule de votre colonne de dates, puis à copier ce format dans toutes les autres cellules de la plage.
Disons que votre plage de dates est en E2: 200. Vous devez sélectionner la cellule E2 et suivre ces étapes: (faites défiler un peu vers le bas pour voir l'image pendant que vous lisez…)
- Dans le menu, choisissez Format - Formatage conditionnel…
- Sur la gauche de la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, il y a une liste déroulante qui dit «La valeur de la cellule est». Cliquez sur ce DropDown et changez la valeur en "Formula Is". Cela changera le côté droit de la boîte de dialogue en un champ long.
- Dans ce champ, entrez cette formule:
=(E2-TODAY())<6(Notez que si votre première date n'est pas dans E2, remplacez le E2 par la cellule dans laquelle vous vous trouvez) - Cliquez sur le bouton Format en bas de la boîte de dialogue de mise en forme conditionnelle.
- Au milieu de l'onglet Police se trouve une liste déroulante de couleurs. Choisissez Rouge. Ou - choisissez le jaune et sur l'onglet des motifs, choisissez le rouge. Cela les fera vraiment ressortir. Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle.
Les étapes ci-dessus feront que les dates d'échéance dans les 5 jours d'aujourd'hui deviendront rouges. Pendant que vous êtes toujours dans la boîte de dialogue de mise en forme conditionnelle, procédez comme suit:
- Cliquez sur le bouton Ajouter >> en bas de la boîte de dialogue et une nouvelle condition 2 apparaîtra.
- Remplacez "La valeur de la cellule est" par "La formule est"
- Entrez une formule
=(E2-TODAY())<11 - Cliquez sur le bouton Format et choisissez une police bleue et un motif vert. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Format de cellule.
- Votre boîte de dialogue de mise en forme conditionnelle devrait ressembler à celle-ci. Cliquez sur OK.
Nous y sommes presque. Une fois que vous avez suivi toutes ces étapes pour configurer le format conditionnel pour la première cellule, il est facile d'utiliser la fonction Collage spécial pour copier les formats dans toute votre plage de dates. Lorsque vous Collage spécial - Formats, la mise en forme conditionnelle est également copiée.
- Sélectionnez la cellule à laquelle vous avez ajouté la mise en forme conditionnelle. Dans cet exemple, il s'agit de E2.
- Dans le menu, choisissez Edition - Copier.
- Mettez en surbrillance toutes les autres dates de vos données - E3: E200. SI vous allez ajouter plus de données, n'hésitez pas à mettre en évidence quelques lignes supplémentaires.
- Dans le menu, choisissez Edition - Collage spécial…
- Dans la boîte de dialogue Collage spécial, choisissez la 4e entrée dans la colonne de gauche - Formats.
- Cliquez sur OK.
Cela copiera la mise en forme conditionnelle dans toutes les cellules que vous avez sélectionnées. Notez qu'il copiera également les bordures et les formats de nombre, vous devrez peut-être réajuster vos bordures après avoir effectué cette opération.
Remarques:
- Il existe une limite de 3 formats conditionnels qui peuvent être appliqués à n'importe quelle cellule. En incluant la mise en forme par défaut qui s'applique aux cellules qui ne remplissent aucune des conditions, cela signifie que vous pouvez automatiquement appliquer jusqu'à 4 formats à une cellule.
- Si vous avez besoin d'étendre cela à plus de 4 formats, vous devrez écrire une macro en VBA. La macro sera relativement lente, car elle devra mettre à jour toutes les cellules après avoir apporté des modifications à la feuille de calcul. Vous pouvez également engager un consultant Excel pour ce faire.
- La partie la plus difficile de la configuration de la mise en forme conditionnelle consiste à taper la formule dans la zone de formule. N'oubliez pas de toujours commencer la formule par un signe égal. Il pourrait y avoir un chapitre entier dans le livre consacré aux différentes formules qui peuvent être saisies dans cette case. Il est possible de saisir des formules reposant entièrement sur d'autres cellules.
- Si vous quittez l'entrée de formule et revenez plus tard pour modifier la formule, Excel a la mauvaise habitude d'interpréter le caractère de retour arrière comme une tentative de pointer vers des cellules. Cela changera toujours votre formule pour la mauvaise chose. Appuyez sur Échap pour revenir à la formule d'origine. Il est utile de mettre en évidence le texte errant avec la souris, puis d'en taper davantage.
