Beaucoup de gens essaient d'utiliser Excel comme base de données. Bien qu'il puisse fonctionner comme une base de données, certaines des tâches qui seraient très faciles dans un programme de base de données sont assez complexes dans Excel. L'une de ces tâches consiste à faire correspondre deux listes basées sur un champ commun; ceci peut être facilement accompli à l'aide d'Excel RECHERCHEV. Vous trouverez la fonction RECHERCHEV extrêmement utile, alors consultez un exemple de quand et comment utiliser cette fonction ci-dessous.
Supposons que votre agence de voyages vous envoie un rapport de fin de mois de tous les lieux que vos employés ont parcourus. Le rapport utilise des codes d'aéroport au lieu de noms de villes. Ce serait utile si vous pouviez facilement entrer le vrai nom de la ville au lieu du simple code.
Sur Internet, vous trouvez et importez une liste indiquant le nom de la ville pour chaque code d'aéroport.
Mais, comment obtenez-vous ces informations sur chaque enregistrement du rapport?
- Utilisez la fonction RECHERCHEV. VLOOKUP signifie «Vertical Lookup». Il peut être utilisé à tout moment que vous avez une liste de données avec le champ clé dans la colonne la plus à gauche.
- Commencez à saisir la fonction
=VLOOKUP(,. Tapez Ctrl + A pour obtenir de l'aide sur la fonction. - RECHERCHEV a besoin de quatre paramètres. Le premier est le code de la ville dans le rapport d'origine. Dans cet exemple, ce serait la cellule D4
- Le paramètre suivant est la plage avec votre table de recherche. Mettez en surbrillance la plage. Veillez à utiliser F4 pour rendre la plage absolue. (Une référence absolue a un signe dollar avant le numéro de colonne et le numéro de ligne. Lorsque la formule est copiée, la référence continuera à pointer vers I3: J351.
- Le 3ème paramètre indique à Excel dans quelle colonne se trouve le nom de la ville. Dans la plage I3: J351, le nom de la ville est dans la colonne 2. Entrez un 2 pour ce paramètre.
- Le 4ème paramètre indique à Excel si une correspondance «proche» est OK. Dans ce cas, ce n'est pas le cas, alors entrez False.
- Cliquez sur OK pour terminer la formule. Faites glisser la poignée de recopie pour copier la formule vers le bas.
- Étant donné que vous avez soigneusement saisi des formules absolues, vous pouvez copier la colonne E dans la colonne D pour obtenir la ville de destination. Dans ce cas, tous les départs se font depuis l'aéroport international Pearson de Toronto.
Bien que cet exemple fonctionne parfaitement, lorsque les téléspectateurs utilisent RECHERCHEV, cela signifie généralement qu'ils correspondent à des listes provenant de différentes sources. Lorsque les listes proviennent de sources différentes, il peut toujours y avoir des différences subtiles qui rendent les listes difficiles à faire correspondre. Voici trois exemples de ce qui peut mal tourner et comment les corriger.
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Une liste a des tirets et l'autre liste pas. Utilisez la
=SUBSTITUTE()fonction pour supprimer les tirets. La première fois que vous essayez la RECHERCHEV, vous obtiendrez des erreurs S / O.Pour supprimer les tirets avec une formule, utilisez la formule SUBSTITUT. Utilisez 3 arguments. Le premier argument est la cellule contenant la valeur. L'argument suivant est le texte que vous souhaitez modifier. Le dernier argument est le texte de remplacement. Dans ce cas, vous voulez changer les tirets en rien, donc la formule est
=SUBSTITUTE(A4,"-","").Vous pouvez encapsuler cette fonction dans VLOOKUP pour obtenir la description.
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Celui-ci est subtil, mais très courant. Une liste a un espace vierge après l'entrée. Utilisez = TRIM () pour supprimer les espaces en excès. Lorsque vous entrez initialement la formule, vous trouvez que toutes les réponses sont des erreurs S / O. Vous savez avec certitude que les valeurs sont dans la liste et que tout semble correct avec la formule.
Une chose standard à vérifier est de passer à la cellule avec la valeur de recherche. Appuyez sur F2 pour mettre la cellule en mode Édition. Une fois en mode édition, vous pouvez voir que le curseur est situé à un espace de la lettre finale. Cela indique qu'il y a un espace de fin dans l'entrée.
Pour résoudre le problème, utilisez la fonction TRIM.
=TRIM(D4)supprimera les espaces de début et de fin, et remplacera tous les espaces doubles internes par un seul espace. Dans ce cas, TRIM fonctionne parfaitement pour supprimer l'espace de fin.=VLOOKUP(TRIM(D4),$I$3:$J$351,2,FALSE)est la formule. -
J'ai mentionné un conseil bonus dans les notes de l'émission: comment remplacer le résultat # N / A pour les valeurs manquantes par un blanc. Si votre valeur de recherche n'est pas dans la table de recherche, RECHERCHEV renverra une erreur N / A.
Cette formule utilise la
=ISNA()fonction pour détecter si le résultat de la formule est une erreur N / A. Si vous obtenez l'erreur, le 2ème argument de la fonction IF indiquera à Excel de mettre le texte de votre choix.=IF(ISNA(VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE)),"Invalid Code",VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE))
RECHERCHEV vous permet de gagner du temps lors de la mise en correspondance de listes de données. Prenez le temps d'apprendre l'utilisation de base et vous pourrez effectuer des tâches beaucoup plus puissantes dans Excel.
