Un mystère de mon séminaire Power Excel en direct à Atlanta pour le Gulf South Council de l'IMA: Vous avez deux colonnes de chiffres. Il y a une somme automatique au bas de chaque colonne. Lors de l'insertion de lignes, la somme automatique dans une colonne cesse de fonctionner. Qu'est-ce qui pourrait en être la cause?
Dites que vous commencez avec deux colonnes de nombres comme celui-ci. Sélectionnez B10: C11 et appuyez sur alt = "" + = pour effectuer deux calculs de somme automatique.
Insérez une nouvelle ligne 10. Tapez 100 dans B10 et 200 dans C10. Les deux totaux sont mis à jour comme prévu.
Mais pour introduire le problème, insérez une ligne 11 pour Jicama. Tapez une valeur dans B11 mais pas dans C11. Tout semble toujours correct, mais vous avez maintenant introduit l'erreur.
La formule Total dans C12 ci-dessus ne se met pas à jour si vous ne saisissez pas de nombre dans C11.
Insérez une ligne 12 et saisissez des nombres dans les deux colonnes. La colonne B est mise à jour, mais pas la colonne C.
Même si vous revenez en arrière et tapez un 0 dans C11 à ce stade, il est trop tard, la somme automatique a cessé de se mettre à jour.
Le fait que la somme automatique se développe est dû à ce paramètre dans Fichier, Options, Avancé:
Mais la nouvelle fonctionnalité (Excel 2000?) Pour étendre les plages de données repose sur un ensemble de règles obscures. La plage de données devait être de 3 cellules consécutives et vous ajoutez une nouvelle ligne ou colonne à la fin. Apparemment, ajouter une cellule vide ne suffit pas. Vous devez taper quelque chose dans cette cellule pour que la fonctionnalité se produise.
Quelle est la solution de contournement? Ajoutez une ligne vide entre votre dernière ligne de données et votre somme. Incluez la ligne vide dans la somme. Je passe à l'étape supplémentaire consistant à régler la hauteur de ligne sur 3 et à utiliser un remplissage gris foncé pour que la ligne supplémentaire ressemble à un soulignement comptable. Cela encourage les gens à insérer de nouvelles lignes "au-dessus de la ligne" et permet à la formule de fonctionner.
Regarder la vidéo
Transcription vidéo
Apprenez Excel à partir du podcast, épisode 2199: Problème avec deux AutoSum.
Salut, bon retour sur le netcast, je suis Bill Jelen. Il y a quelques semaines, j'étais à Atlanta, en Géorgie, pour la réunion du Gulf South Council de l'IMA. Beaucoup de bonnes questions ont été soulevées dans celle-ci, y compris celle qui m'a déconcerté. Quelqu'un a dit qu'ils avaient deux colonnes de Somme automatique - donc ces deux cellules ici, appuyez sur le bouton Somme automatique (Alt + =) - et que pendant qu'ils travaillaient, ils inséraient des lignes, insérer des lignes, insérer des lignes, puis soudainement, Colonne 2 cesserait de travailler. Maintenant, c'était bizarre - comme, pourquoi cela arriverait-il jamais? Mais ensuite, vous savez, alors que j'en parlais, vous savez, j'ai commencé à reproduire ce qui se passait.
Donc nous venons ici, nous faisons Alt + IR pour insérer une ligne, tapez l'élément suivant et 100. Ce 800 passe à 900, c'est parfait; 200, 1600 changements à 1800, c'est parfait. D'accord, mais insérez une autre ligne et celle-ci a une valeur. Magnifique - les mille changements. Mais la colonne 2, pour quelque raison que ce soit, n'a aucune valeur. Et puis, nous insérons une nouvelle ligne - d'accord, voyez, c'est là que le problème entre en jeu. Maintenant, la colonne 1 va fonctionner. Je veux entrer 123 et le nombre change. Mais ici, parce que je n'ai rien tapé pour Jicama en C11, quand je tape la valeur ici, 222, BAM - ça ne marche pas, non?
Donc, ce que nous rencontrons là-dedans, c'est qu'Excel étend cette formule. Si vous avez trois cellules ou plus auxquelles la formule fait référence et que vous insérez une quatrième cellule, elles l'étendront; mais ils ne l'étendent que si vous ajoutez un nombre. Et, eh bien, nous n'avons pas ajouté de chiffre ici, cela pose toutes sortes de problèmes. Donc, ma suggestion est que nous allons insérer une ligne vide ici, et je vais changer la couleur de cette ligne vide - vous n'avez pas à changer la couleur de la ligne vide, mais j'aime pour changer la couleur de la ligne vide. Nous, comme, passons à un joli gris clair et ensuite mettons votre total ici, d'accord? Dans ce total, lorsque nous utilisons la somme automatique, il va inclure la ligne vide. Copiez cela à travers.
Et je - c'est un conseil de pro ici - je fais même pour ma hauteur de rang, comme, minuscule, comme, peut-être 3, d'accord? Il semble donc que nous y mettons simplement, vous savez, un soulignement comptable. Et puis vous devez vous assurer de toujours insérer les nouvelles lignes au-dessus de la ligne vide.
Donc, "Iceberg", "111", "222", super. Insérez une nouvelle ligne: Jicama, mal orthographié, "111", super, rien. Et puis insérez une nouvelle ligne: Kale, "111", "222", BAM! Et cela continue de fonctionner. Bien. Donc, si vous allez avoir ces cellules vides, une meilleure approche globale tout le temps consiste à inclure une ligne vide dans votre Somme automatique, puis à former les personnes utilisant la feuille de calcul à toujours insérer les nouvelles lignes supplémentaires au-dessus du blanc. row, et votre Somme automatique continuera.
Des conseils comme celui-ci sont dans mon nouveau livre, LIVe, les 54 meilleurs conseils Excel de tous les temps.
Bien. Récapitulatif de l'épisode: nous avons deux colonnes de chiffres; l'AutoSum au bas de la deuxième colonne cesse de fonctionner, par intermittence; une fois qu'il se brise, il est brisé pour toujours; c'est lorsque vous insérez des lignes et nous avons compris que c'est lorsque vous omettez parfois un nombre; la meilleure pratique consiste donc à toujours laisser une ligne vide entre la somme automatique et les nombres; puis insérez de nouvelles lignes au-dessus de cette ligne vide; vous pouvez réduire un peu la ligne vierge, changer la couleur, cela ressemblera en fait à un soulignement.
Maintenant, pour télécharger le classeur à partir de la vidéo d'aujourd'hui, au cas où vous voudriez travailler, se trouve l'URL là-bas dans la description YouTube. Et bon, si vous voulez passer une journée amusante, consultez ma liste de séminaires à venir. Je vais également mettre ce lien dans la description de YouTube.
Je tiens à vous remercier d'être passé, nous vous verrons la prochaine fois pour une autre diffusion sur Internet.
Télécharger le fichier Excel
Pour télécharger le fichier Excel: problem-with-two-autosum.xlsx
Excellente pensée du jour
J'ai demandé à mes amis Excel Master leurs conseils sur Excel. Pensée d'aujourd'hui à méditer:
"Mike Girvin trouvera un moyen"
Kevin Lehrbass
