Vous venez de voir comment joindre des données, mais les gens posent souvent des questions sur le problème inverse: comment analyser des données qui sont toutes dans une seule colonne. Supposons que vous vouliez trier les données de la figure ci-dessous par code postal:
Sélectionnez les données dans A2: A99 et choisissez Données, Texte en colonnes. Étant donné que certains noms de villes, tels que Sioux Falls, sont composés de deux mots, vous ne pouvez pas briser les données à chaque occurrence d'un espace. Au lieu de cela, vous devez utiliser une virgule pour obtenir la ville dans la colonne A et l'état et le code postal dans la colonne B, choisissez donc Délimité à l'étape 1 de l'assistant et cliquez sur Suivant.
À l'étape 2 de l'assistant, désélectionnez Tab et sélectionnez Virgule. L'aperçu au bas de la boîte de dialogue montre à quoi ressembleront vos données. Cliquez sur Suivant.
Mise en garde
Pour le reste de la journée après avoir utilisé le texte en colonnes, Excel se souviendra des choix que vous avez choisis à l'étape 2 de l'assistant de conversion de texte en colonnes. Si vous copiez des données depuis le Bloc-notes et les collez dans Excel, elles seront séparées par une virgule. C'est souvent exaspérant car la plupart du temps, les données ne sont pas analysées à la virgule, mais pour le reste de la journée, elles le seront. Pour résoudre ce problème, fermez et rouvrez Excel.
L'étape 3 de l'assistant vous demande de déclarer chaque colonne comme générale, texte ou date. Il est bien de laisser les colonnes définies comme Général.
Après avoir divisé l'état et le code postal dans la colonne B, sélectionnez B2: B99 et choisissez à nouveau Données, Texte en colonnes. Cette fois, puisque chaque état est composé de deux caractères, vous pouvez utiliser la largeur fixe à l'étape 1 de l'assistant. Pour conserver les zéros non significatifs dans le code postal, sélectionnez la deuxième colonne et choisissez Texte comme type de données à l'étape 3 de l'assistant.
Pointe
Beaucoup de données fonctionneront bien avec la largeur fixe, même si elles ne semblent pas alignées. Dans la figure suivante, les trois premières lignes sont en police Calibri et ne semblent pas alignées. Mais si vous changez la police en Courier New, comme dans les lignes 4: 7, vous pouvez voir que les colonnes sont parfaitement alignées.
Parfois, vous trouverez un ensemble de données dans lequel quelqu'un a utilisé Alt + Entrée pour mettre des données sur une nouvelle ligne dans une cellule. Vous pouvez séparer chaque ligne dans une nouvelle colonne en tapant Ctrl + j dans la zone Autre à l'étape 2 de l'assistant, comme illustré ci-dessous. Pourquoi Ctrl + j? Dans les années 1980, IBM déclarait que Ctrl + j était un saut de ligne. Ctrl + j peut également être tapé dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.
Il existe trois situations spéciales que Text to Columns gère facilement:
- Les dates au format AAAAMMJJ peuvent être changées en dates réelles. À l'étape 3 de l'assistant, cliquez sur l'en-tête de colonne dans la boîte de dialogue, choisissez Date, puis choisissez YMD dans la liste déroulante.
- Si vous avez des nombres négatifs où le signe moins apparaît après le nombre, passez à l'étape 3 de l'assistant, cliquez sur le bouton Avancé et choisissez Moins fin pour les nombres négatifs.
- Les données copiées à partir d'une table des matières auront souvent des lignes de tête qui s'étendent du texte au numéro de page, comme indiqué ci-dessous. À l'étape 2 de l'assistant, choisissez Autre, tapez un point, puis cochez la case Traiter les délimiteurs consécutifs comme un.
